Bei Zahlungen an Amateursportler herrscht oft die Meinung vor, dass es sich dabei lediglich um Aufwandsentschädigungen handelt. Das ist oft falsch und kann zu empfindlichen Nachzahlungen führen. Der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Bund richtet bei Sozialversicherungsprüfungen hierauf ein ganz besonderes Augenmerk.
Die nachfolgenden Fehler sollten daher vermieden werden:
Die Ansicht, dass Zahlungen an Sportler bis zu 450 EUR pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, ist ein weit verbreiteter Irrtum.
Die Grenze von 450 EUR spielt nur eine Rolle bei der Beurteilung, ob der Verein bereits über „bezahlte Sportler“ (Profisportler) verfügt. Damit wird also nur eine gemeinnützigkeitsrechtliche Beurteilung herbeigeführt, die mit der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Seite der Zahlung an den Sportler nichts zu tun hat. Der Verein muss also auch bei Beträgen von 450 EUR und weniger prüfen, ob steuer- oder sozialversicherungspflichtige Leistungen anfallen.
Die Meinung, dass man bei pauschalen Aufwandsentschädigungen keine Steuer- oder Sozialversicherungsaspekte beachten müsse, ist ebenso falsch wie die Ansicht, dass ein Betrag von 100 oder 200 EUR ein unbedenklicher Bagatellbetrag sei
Erhält ein Sportler Geldzuwendungen als Leistungsanreiz oder Aufmerksamkeit für sportliche Erfolge bzw. der Mitwirkung hieran, sind diese Zuwendungen grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dabei spielt die Höhe der Zuwendung keine Rolle.
Für die Geldzuwendung ist es auch egal, wie der Verein diese Zahlungen deklariert. Gleichgültig, ob es sich um eine Tor-, Auflauf-, Sieges- oder Nichtabstiegsprämie handelt – oder wie auch immer der Verein die Zahlung bezeichnet – solche Leistungsanreize sind klassische Vergütungsbestandteile. Schon ein Vorstandsbeschluss, nachdem die Mannschaft bzw. die begünstigten Aktiven eine Vergütung erhalten sollen, reicht normalerweise aus, dass sogar ein Arbeitnehmerverhältnis unterstellt wird. Daraus ergibt sich dann die Konsequenz, dass der Verein in seiner Arbeitgeberstellung zumindest die Minijob-Abgaben bei der Sozialversicherung zu tragen hat. Davon unabhängig erhöhen diese steuer- und sozialversicherungsrelevanten Vergütungsbestandteile auch die Lohnsummenmeldung für die Beitragsbemessungsgrenze bei der Berufsgenossenschaft.
In den meisten Fällen liegt für diese Vergütungen keine Lohnsteuerkarte vor. Zahlungen bis zu 450 EUR pro Monat können dann noch über ein Minijob-Verhältnis sozialversicherungs- und steuerpflichtig abgerechnet werden. Der Verein muss dann auf die gezahlten Beträge die Pauschalabgabe von 30 % und die entsprechenden Umlagen abführen. Damit vermeidet man Nachforderungen, die dann der Verein oder der meist ahnungslose Sportler für frühere Zeiträume zahlen muss. Dabei muss natürlich umgehend geklärt werden, ob der aktive Sportler überhaupt über ein Minijob-Verhältnis abgerechnet werden kann. Der Verein kann diese Möglichkeit nur nutzen, wenn er tatsächlich als „erster Arbeitgeber“ fungiert.
Es ist auch die Annahme falsch, dass die Zahlung von Fahrgeld für die sonstigen Aktivitäten als Sportler grundsätzlich steuerfrei ist
Oft übersehen Vereine, dass trotz genauer Abrechnung die Beträge für die Entfernung zwischen der Wohnung des Sportlers und dem Vereinsgelände steuerpflichtiges Entgelt sind. Ähnlich wie bei einem Arbeitnehmer darf der Verein ein vereinbartes festgelegtes Fahrgeld zahlen, nur ist dies wiederum ein „Bruttolohnbestandteil“. Fahrgeldzuschüsse sind grundsätzlich steuer- und damit auch sozialversicherungspflichtig.
Für den Verein besteht aber die Möglichkeit, dass er den Fahrgeldzuschuss pauschaliert, um eine abgabenfreie Netto-Auszahlung an seine Sportler zu ermöglichen. Dann muss der Verein von sich aus 15 % Pauschallohnsteuer abführen. Versäumt der Verein die Abführung, muss er bei Sozialversicherungsprüfungen mit Nachzahlungen rechnen. Die pauschalen Fahrgeldbeträge, die sich oft in einem Bereich zwischen 30 bis 100 EUR monatlich bewegen, werden von den Prüfern der sozialversicherungsrechtlichen Bruttovergütung zugeschlagen.
Zahlungen an Sportler dürfen nicht über den Übungsleiter- oder Ehrenamts-Freibetrag laufen
Der Übungsleiter-Freibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG – Einkommensteuergesetz) in Höhe von 3.000 EUR jährlich kann nur für eine nebenberufliche betreuerische/pädagogische Tätigkeit genutzt werden. Dies muss also von eigenen sportlichen Aktivitäten strikt getrennt werden. Möglich ist natürlich, dass auch ein aktiver Sportler als Übungsleiter/Trainer beschäftigt wird. Hierfür muss aber ein eigener Vertrag geschlossen werden. Dieser muss alle Vorgaben für die Übungsleiter- bzw. Trainertätigkeit – wie bei einem „normalen Trainer oder Übungsleiter“ – beinhalten.
So könnte man zumindest das sportliche Know-how von Aktiven nutzen, um sie zur Betreuung oder zum Training von Sportlergruppen einzusetzen oder Kurse für den Verein halten zu lassen. Kann der Übungsleiter-Freibetrags genutzt werden, könnten bis zu 250 EUR bei monatlicher Betätigung steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden. Bei höheren Vergütungen kann der überschießende Betrag als Minijob abgerechnet werden. Der Aktive könnte dann bis zu 700 EUR im Monat erhalten, wobei der Verein die Pauschalabgabe für 450 EUR trägt.
Der Anwendungsbereich des neuen Ehrenamts-Freibetrags nach § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von 840 EUR pro Jahr geht wesentlich weiter als der Übungsleiter-Freibetrag. Nur: Dieser persönliche Freibetrag steht vorrangig für die Mithilfe und Unterstützung gegen eine moderate Vergütung auf nebenberuflicher Basis zur Verfügung. Das Gesetz enthält zwar keinen Hinweis darauf, ob diese Ehrenamtspauschale auch an Amateursportler gezahlt werden darf, die Finanzverwaltung vertritt jedoch die Auffassung, dass er dafür nicht genutzt werden darf. Der Ehrenamtsfreibetrag ist somit ausschließlich den für eine geringe Entschädigung nebenberuflich tätigen Platzwarten, Sanitätern, Schiedsrichtern und sonstigen Vereinshelfern sowie den Vorständen, die sich im steuerbegünstigten Bereich für ihren Verein engagieren, vorbehalten.
Soweit es Aktive gibt, die sich als sog. Spielertrainer engagieren, muss also auch hier eine klare Abgrenzung erfolgen. Man kommt dabei um eine vertragliche Regelung nicht herum. Damit muss nachgewiesen werden, dass für bestimmte Übungsleiter- oder Trainertätigkeiten eine bestimmte Vergütung gezahlt wird. Hier kommt dann der sogenannte Übungsleiter-Freibetrag wieder ins Spiel. Soweit der Trainer aber selbst aktiv an den sportlichen Erfolgen seines Vereins mitwirkt, sind Zahlungen wie Siegesprämie etc. keine begünstigten Vergütungsbestandteile. Sie müssen, wie bereits dargelegt, als Steuer- und Sozialversicherungsentgelt getrennt abgerechnet werden.
Unzutreffend ist die Ansicht, dass mit einem monatlichen, angemessenen Pauschbetrag auch Reisekosten abgegolten sind
Richtig ist zwar, dass man selbstverständlich auch einem Spieler, Übungsleiter oder sonstigem Vereinshelfer bis zum Vorstand, je nach Finanzlage und Festlegung innerhalb des Vereins, Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten kann. Nur: Dies muss konkret nachgewiesen werden. Auf der sicheren Seite sind alle Vereine, die hiervon unabhängig, nach der Bewilligung einer „Dienstreise“ im Auftrag des Vereins, die Vorlage einer zeitnahen Reisekostenabrechnung verlangen. Dies setzt auch voraus, dass konkret abgerechnet wird. Bei der Fahrt mit dem eigenen Pkw können dann maximal 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer veranschlagt werden. Der Verein muss dabei zwischen dem steuerpflichtigen Fahrgeld für Fahrten von der Wohnung zum Vereinsgelände und den begünstigten Fahrten im Auftrag für den Verein trennen.
Außerdem darf der Verpflegungsmehraufwand entsprechend den Tagessätzen für Reisekostenabrechnungen nach dem geltenden Reisekostenrecht abgerechnet werden. Steuerfreie Reisekosten können beispielsweise für Auswärtsspiele oder für Fort- und Ausbildungsmaßnahmen (soweit es den Spielbereich betrifft) gewährt werden. Dies gilt auch für Vereinshelfer, die sich für ihren Verein engagieren und hierfür einen Erstattungsanspruch nach den festzulegenden Reisekostensätzen gegenüber dem Verein haben.
Die Ansicht, dass man an Sportler Pauschalbeträge für den Kauf von Sportausrüstungen, Trainingskleidung, Reinigung etc. zahlen darf, ist grundsätzlich unzutreffend.
Auf der sicheren Seite ist der Verein, wenn er dem Sportler/Trainer gegen Nachweis und Belegvorgabe im Interesse des Vereins getätigte Aufwendungen erstattet. Grob juristisch betrachtet, handelt es sich hierbei um Eigenaufwendungen des Vereins. Um auch Abgrenzungsfragen vorzubeugen, wem nun der Trainingsanzug, die Sportschuhe etc. gehören, gehen viele Sportvereine dazu über, dieses Material selbst direkt zu kaufen. Die Rechnung geht dann direkt an den Verein.
Der Verein muss beim zentralen Einkauf darauf achten, dass er bei der Zurverfügungstellung von Sportkleidung auch auf die steuerlichen Auswirkungen der darauf angebrachten Werbung achtet. Die Werbung wird – insbesondere bei bestehenden Sponsorverträgen – dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet, so dass hier sogar Umsatzsteuer anfallen kann.
Die Ansicht, dass man erfolgreichen Sportlern, erfolgreichen Mannschaften quasi als Belohnung nach Saisonabschluss eine Erholungsreise, Hotelaufenthalte oder Sonstiges steuerfrei „spendieren“ darf, ist unzutreffend.
Das Gemeinnützigkeitsrecht schreibt im Anwendungserlass zur Abgabenordnung konkret vor, dass man erfolgreiche Sportler mit einer Aufmerksamkeit aus besonderem Anlass, bei besonderem Erfolg, „ehren“ darf. Aber hier geht es um einen Betrag von maximal 40 EUR als Nichtbeanstandungsgrenze im Einzelfall. Außerdem darf kein Geld im Umschlag überreicht werden. Es darf sich nur um eine in dieser Größenordnung moderate Aufmerksamkeit handeln, sei es eine CD, ein Buch, ein Weinpräsent oder Ähnliches. Allerdings kann diese Möglichkeit – im Gegensatz zu „normalen“ Mitgliedern – theoretisch mehrfach im Jahr genutzt werden.
Belohnung oder Geselligkeit: Dies darf keinesfalls aus dem Vereinsvermögen bezahlt werden. Ausnahmen stellen hier der Jahresmitgliederausflug oder die Weihnachtsfeier dar. Hier darf einmal im Jahr ein Kostenzuschuss bis zu 40 EUR pro teilnehmendem Mitglied gewährt werden. Weitere Kostenbeteiligungen für Geselligkeiten können gravierende Folgen für den Verein haben. Im Extremfall kann die Gemeinnützigkeit dadurch gefährdet werden.
Besser beraten ist jeder Verein, der es sich leisten kann, Sportreisen unter rein sportlichen Aspekten für seine Aktiven, seine Mannschaften etc. zu organisieren und durchzuführen. Die Kosten für das straff organisierte Trainingscamp, selbst im Ausland, ist eine Ausgabe, die in den Zweckbetrieb des Vereins fällt. Der Verein kann hier sämtliche in diesem Zusammenhang anfallenden Kosten übernehmen (z. B. Transport, Übernachtung und Verköstigung). Entsprechend der Sportart kann es durchaus im Sinne der sportlichen Betätigung sein, dass man in diesem Zusammenhang auch fremde Mannschaftsspiele, sportliche Veranstaltungen etc. besucht.
Nur: Sämtliche geselligen Veranstaltungen, wie etwa der abendliche Besuch von Musicals, Kaffeefahrten, bis hin zum Bierzeltbesuch dürfen nicht über die Vereinskasse laufen. Derartige Geselligkeitsangebote, selbst wenn diese natürlich für die sportliche Kameradschaft notwendig sind, haben dem Grunde nach leider nichts mit der satzungsmäßigen sportlichen Betätigung zu tun.
Fazit:
Werden Pauschalzahlungen an Sportler von den Prüfdiensten aufgegriffen, ist es dringend empfehlenswert, sofort zu reagieren. Der Verein sollte von Anfang an eine Liste führen, aus der ersichtlich ist, bei welchen Beträgen es sich um Spielervergütungen handelt und was in Pauschalbeträgen an Reisekostenersatz enthalten ist. Auch bei der Fahrgelderstattung sollte differenziert aufgeführt werden, welche Fahrten steuerfrei beziehungsweise steuerpflichtig waren.
Die Sozialversicherungsprüfung erstreckt sich auf die Vergangenheit des Vereins. Deshalb sollten die oben dargestellten Problemfelder auch für vergangene Zeiträume geprüft und geklärt werden. Keine Probleme wird es geben, wenn dies getrennt verbucht ist, und dies auch über Vereinsbeschlüsse oder noch besser Verträge nachgewiesen werden kann.
Wurden die oben genannten Themen in der Vergangenheit etwas großzügiger gehandhabt, sollte sofort im Interesse von drohenden künftigen Sanktionen eine klare Regelung geschaffen werden. Mit Hilfe einer Reisekostenordnung, vertraglichen Vereinbarungen, Aufzeichnungen, der Vorgabe von zeitnahen Reisekostenabrechnungen lassen sich diese kleinen organisatorischen Probleme sofort lösen. Denn Beanstandungen und Nachzahlungen für die Vergangenheit sind kein Freibrief für das laufende Vereinsjahr/Geschäftsjahr.
Gibt es irgendwelche Befürchtungen, Probleme beim Umgang mit Sportlervergütungen, sollte – möglichst noch vor einer offiziellen Prüfung – ein versierter steuerlicher Berater eingeschaltet werden. Eine kleine Revision für die vergangenen Vereinsjahre mit einer gewissen Risikoeinschätzung kann vor unliebsamen Folgen einer Prüfung schützen. Zur eigenen Sicherheit sollte man bei der Aufdeckung von unzutreffenden Abrechnungen auch entsprechend, ggf. mit dem Berater, reagieren. Sonst könnte es soweit kommen, dass dem damaligen oder jetzigen Vereinsvorstand Sozialversicherungsbetrug unterstellt wird.
Die Möglichkeit, vor Beginn der Prüfung nachzumelden, besteht sowohl bei der Steuer als auch bei der Sozialversicherung. Werden unzutreffende Abrechnungen bei der Steuer entdeckt, lässt sich durch eine zügige Nacherklärung mit zutreffenden Angaben der steuerstrafrechtliche Vorwurf vermeiden.
Etwas anders läuft dies allerdings bei dem ohnehin komplizierten Sozialversicherungsrecht. Eine Nachmeldung, eine umfassende Nachzahlung nach dem Ergebnis des Prüfungsberichts durch den Sozialversicherungsträger schützt eben nicht unbedingt vor der Einleitung eines Ermittlungsverfahrens wegen Sozialversicherungsbetrugs. Wobei es eine entscheidende Rolle spielt, ob die Prüfung von leicht fahrlässigem oder grob fahrlässigem/vorsätzlichem Umgang mit unzutreffenden Abrechnungen und Auszahlungen von Vergütungen ausgeht.
Auf die Besonderheiten bei der Beschäftigung von ausländischen Sportlern, auf die möglicherweise getrennt zu betrachtende Mitwirkung von Sportlern bei nachgewiesenem Selbständigkeitsstatus, kann nur ergänzend hingewiesen werden.