Leider kommt es immer wieder vor, dass bei Vorständen Verunsicherungen auftreten, ob sie denn nun tatsächlich – wie das von Mitgliedern zuweilen behauptet wird – verpflichtet sind, jederzeit und jedem Mitglied Einsicht in die Bücher, Verträge und Vereinsunterlagen zu gewähren.

Rechenschaftspflicht des Vorstandes 

Zu einer der wesentlichsten Aufgaben des Vorstandes gehört es, regelmäßig gegenüber der Mitgliederversammlung über die geleistete Arbeit Auskunft zu geben und Rechenschaft abzulegen. Der Bericht darf nichts Wesentliches verschweigen - auch nichts für den Verein Nachteiliges oder den Vorstand Unangenehmes. Die Berichterstattung darf allerdings dann eingeschränkt werden, wenn das überwiegende und berechtigte Interesse des Vereins oder der Allgemeinheit es erfordert bzw. rechtfertigt. Allerdings sollte der Vorstand so etwas sehr sorgfältig abwägen und prüfen, da sonst sehr schnell der Verdacht aufkommen könnte, dass etwas verschwiegen werden soll, was die Mitglieder eigentlich erfahren müssten.

Werden Auskünfte in der Mitgliederversammlung verweigert und es ist nicht nachvollziehbar, dass die Interessen des Vereins schwerer wiegen, als die des anfragenden Mitglieds, so sind die Gerichte zur uneingeschränkten Nachprüfung berechtigt.

Einsicht in Vereinsunterlagen

Unklarheiten und Unsicherheiten gibt es immer wieder darüber, ob auch außerhalb der Mitgliederversammlung Auskünfte durch den Vorstand den Mitgliedern erteilt werden müssen. In der einschlägigen Literatur wird dazu die Meinung vertreten, dass ein individuelles Informationsrecht des Mitglieds zulässig ist. Damit ist allerdings keine Pauschalauskunft gemeint. Ein Mitglied hat lediglich Anspruch darauf, wenn es dessen Interessen betrifft.

Aber genau das ist oft der „Stein des Anstoßes“, wenn Mitglieder eine generelle Auskunft fordern und behaupten, sie hätten ein Recht auf Einsicht in die Bücher, Belege, Urkunden und Protokolle des Vereins. Nicht selten wollen Mitglieder sogar die Bücher ausgehändigt oder Kopien von einzelnen Passagen haben. Die Auffassung der Rechtsprechung besagt, dass ein Mitglied in seiner Eigenschaft als Mitglied keine Anteile am Vereinsvermögen erwirbt und demzufolge auch keine generelle Berechtigung zur Einsichtnahme, sprich "Prüfung", der Bücher besitzt. Außerdem gibt es im Vereinsrecht keine Vorschrift, die dem Kontrollrecht der Gesellschafter nach § 716 BGB entspricht.

Liegt, wie bereits erwähnt, allerdings ein berechtigtes persönliches Interesse vor, kann der Vorstand solch eine Auskunft nicht verweigern. Notfalls muss das ein Beschwerdeausschuss entscheiden. Ein berechtigtes persönliches Interesse kann z.B. vorliegen, wenn der Verein Unregelmäßigkeiten bei der Beitragszahlung eines bestimmten Mitgliedes festgestellt hat, Nachprüfungen über geleistete Arbeitsstunden oder Spenden erforderlich werden oder Dinge behandelt wurden, die ein Mitglied persönlich betreffen.

Es würde aber zu weit gehen, wenn Mitglieder (möglicherweise nur aus persönlichem Frust) ständig den Vorstand damit beschäftigen, irgendwelche Unterlagen vorzulegen, um dann, womöglich ohne die Zusammenhänge im Ganzen zu kennen, Stimmung im Verein machen zu wollen.
Der Vorstand kann sich in diesen Fällen darauf berufen, dass die Mitglieder Kassenprüfer gewählt haben, die ja in deren Auftrag die Finanzangelegenheiten des Vereins und die Tätigkeit des Vorstandes prüfen.

Anders sieht es aus, wenn es dazu eine klare Satzungsregelung gibt, nach der den Mitgliedern die Protokolle von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen oder nur Mitgliederversammlungen ausgehändigt werden müssen / zur Kenntnis gegeben werden müssen.

Einsicht in Mitgliederlisten

Das Recht auf Einsichtnahme in die Mitgliederlisten kann einem Mitglied allerdings grundsätzlich nicht verwehrt werden. Bei größeren Vereinen muss diese Einsicht schon deshalb gewährt werden, weil sich die Mitglieder mitunter nicht kennen und somit von ihrem Recht aus § 37 BGB (Minderheitenrecht zur Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung) keinen Gebrauch machen könnten. Diese Einsicht kann nur dann verwehrt werden, wenn offensichtlich ist, dass sie privaten Zwecken dienen soll (Werbung, Geschäftsinteressen, Adressenweitergabe usw.).

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