Es kommt immer wieder zu Verunsicherungen, wenn es darum geht, eine Mitgliederversammlung abzusagen, zu verschieben oder zu vertagen.

Absage

Es kann durchaus vorkommen, dass eine bereits einberufene Mitgliederversammlung - aus welchen Gründen auch immer -  abgesagt werden muss.

Diese Absage kann nur durch denjenigen erfolgen,  der auch für die Einberufung zuständig ist (in der Regel der Vorstand).

Die Form der Absage ergibt sich aus der Satzung. Steht für den Fall einer Absage nichts in der Satzung, gelten die gleichen Formalitäten wie für die Einberufung. Muss die Einberufung schriftlich erfolgen, muss also auch die Absage so erfolgen. Das heißt, es müssen wiederum alle Mitglieder schriftlich benachrichtigt werden, dass die Versammlung nicht stattfindet.

Verschiebung

Häufiger als eine reine Absage, kommt es vor, dass eine bereits einberufene Versammlung auf einen späteren Termin verschoben werden muss/soll. Hier gilt das Gleiche, wie für die Absage. Die Mitglieder müssen in der Form informiert werden, wie die Einladung zu erfolgen hat. Allerdings kann in diesem Schreiben gleich wieder fristgerecht zur neuen Versammlung eingeladen werden. Die erneute Einladung kann aber selbstverständlich auch später erfolgen.

Vertagung

Unter Vertagung versteht man den Abbruch einer bereits zusammengetretenen Mitgliederversammlung bei gleichzeitiger Nennung eines neuen Termins und des Versammlungsortes. In diesem Fall bedarf es keiner erneuten fristgerechten Einberufung der Mitgliederversammlung.

Die Vertagung kann nicht vom Versammlungsleiter allein angeordnet, kann aber jederzeit durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen werden.

Bei einer Vertagung besteht nicht die Verpflichtung, die nicht anwesenden Mitglieder darüber zu verständigen. Es steht diesen aber frei, an der vertagten Versammlung teilzunehmen und ihre Mitgliedsrechte auszuüben. Fairerweise und im Interesse des Vereinsklimas sollte man diese aber in irgendeiner Weise informieren.

Abbruch

Wird die Mitgliederversammlung unterbrochen ohne, dass bereits ein neuer Termin und Ort beschlossen wird, handelt es sich nicht um eine Vertagung sondern um einen Abbruch. Das Einberufungsorgan muss in diesem Fall eine neue Versammlung fristgerecht lt. Satzung einberufen.

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