Ist ein Verein so stark gewachsen, dass eine Mitgliederversammlung kaum noch durchführbar ist, kann statt dieser eine Delegiertenversammlung die Lösung sein. Eine zahlenmäßige Begrenzung der Teilnehmerzahlen für eine Mitgliederversammlung ist nämlich nicht statthaft.
Die Delegiertenversammlung muss ein repräsentatives Bild des Vereins widerspiegeln. Dies ist sicherlich nicht einfach und lässt sich nur dadurch einigermaßen lösen, dass man, was die Anzahl und die Zusammensetzung der Delegierten angeht, praktikable und allen Interessen gerecht werdende Vorschriften in die Satzung aufnimmt.
Bereits bei Vereinsgründung kann die Delegiertenversammlung als Form der Mitgliederversammlung in die Satzung aufgenommen werden, auch wenn das eher unüblich ist. Dazu müsste der Verein ja bereits bei der Gründung über eine so große Anzahl von Mitgliedern oder Untergliederungen verfügen, dass das sinnvoll wäre.
Im Regelfall erfolgt die Einführung einer Delegiertenversammlung nachträglich. Dazu muss ein entsprechender Beschluss in der Mitgliederversammlung gefasst und die Satzung entsprechend geändert werden. Mit der Eintragung in das Vereinsregister beim Amtsgericht wird die Satzungsänderung dann wirksam (§ 71 BGB).
Gründe für eine Delegiertenversammlung können sein:
Die Satzung kann daher vorsehen, dass anstelle der Mitgliederversammlung eine Delegiertenversammlung eingerichtet wird. In diesem Falle wird die Mitgliederversammlung allerdings nicht abgeschafft, sondern lediglich in eine andere Form umgewandelt, die organisatorisch zu bewältigen ist. Die Delegiertenversammlung ersetzt sozusagen die Mitgliederversammlung. In der Delegiertenversammlung werden die Rechte der Mitglieder dann ausschließlich durch die Delegierten ausgeübt.
Dies sieht zunächst wie ein Widerspruch zum geltenden Recht aus. Schließlich sieht § 38 BGB vor, dass die Mitgliedschaftsrechte grundsätzlich nicht übertragbar sind. Nach § 40 S. 1 BGB ("nachrangige Vorschriften") kann durch eine entsprechende Satzungsregel allerdings doch etwas Abweichendes bestimmt werden, so dass die Einführung einer Delegiertenversammlung dagegen nicht verstößt.
Wird eine Delegiertenversammlung eingeführt, so besitzt diese alle Befugnisse, die ansonsten nach Gesetz und Satzung der Mitgliederversammlung zustehen. Umgekehrt haben auch die für die Mitgliederversammlung geltenden Vorschriften entsprechend Gültigkeit für die Delegiertenversammlung, wenn nicht für die Delegiertenversammlung ausdrücklich eigene Bestimmungen erlassen worden sind.
Die Satzung kann aber auch regeln, dass die Mitgliederversammlung neben der Delegiertenversammlung weiterbesteht und ihr auch weiterhin bestimmte Rechte zustehen bzw. sie bestimmte Aufgaben wahrnimmt. Ob das allerdings sinnvoll ist, ist fraglich, denn die Delegiertenversammlung ist ja gerade deshalb eingeführt worden, weil sie einfacher zu organisieren ist.
Die Delegierten bekleiden ein Vereinsamt, das ihnen von der Gesamtheit der Mitglieder übertragen worden ist. Sie haben ein auftragsähnliches Verhältnis zum Verein und schulden diesem die Erfüllung ihrer Pflichten, insbesondere die Teilnahme an der Versammlung. In der Satzung kann daher geregelt werden, dass die Delegierten z. B. Weisungen der Mitglieder/der Wähler zu befolgen haben, was bei den meisten Vereinen auch so gehandhabt wird. In den entsprechenden Abteilungen werden Beschlüsse gefasst, die die Delegierten dann in der Versammlung zu vertreten haben.
Ebenfalls muss in der Satzung geregelt sein, wie viele Delegierte es gibt und wer sie wählt. Gesetzliche Vorgaben gibt es dazu nicht. Grundsatz muss es allerdings sein, dass alle Gruppierungen/Abteilungen innerhalb des Vereins repräsentiert sind.
Gebräuchlich sind drei Verfahren:
Darüber hinaus kann die Satzung festlegen, dass bestimmte Personen der Abteilungen, z.B. der Abteilungsleiter und der Kassierer, der Delegiertenversammlung automatisch ohne Wahl angehören.
Angebracht ist es auch, wenn die Satzung bestimmte Voraussetzungen für die Delegierten festlegt:
Die Delegierten werden durch die entsprechenden Abteilungsversammlungen gewählt, die natürlich logischerweise vor der Delegiertenversammlung durchgeführt werden. Legt die Satzung kein besonderes Wahlverfahren dafür fest, gelten die Vorschriften für die Vorstandswahl.
Bei gut organisierten Vereinen liegt den Abteilungen selbstverständlich bereits die Tagesordnung der Delegiertenversammlung vor (möglichst mit Erläuterungen zu den einzelnen Punkten), so dass die Vereinsmitglieder ihre Delegierten entsprechend vorbereiten und beauftragen können.