In einem Verein wird ein neuer Vorstand gewählt. Oft passiert es dann - aus welchen Gründen auch immer -, dass der alte Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder bestimmte Unterlagen nicht dem neuen Vorstand übergeben - , meist dann, wenn die Unterlagen zu Hause bearbeitet und gelagert werden.

Solch eine Handlungsweise kann zu starken Störungen in der Vereinsverwaltung führen. Welche Möglichkeiten hat der neue Vorstand und wo ist die Grenze zwischen vereinseigenen und privaten Unterlagen?

Die Rechtslage ergibt sich insbesondere für einen ehrenamtlich tätigen Vorstand aus §§ 27 Abs.3, 667 BGB.

Danach ist der Beauftrage (= Vorstand) verpflichtet, dem Auftraggeber (= Verein) alles, was er zur Ausührung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, herauszugeben.

Diese Herausgabepflicht umfasst vor allem sämtliche dem Vorstand vom Verein zur Verfügung gestellten Verwaltungsmittel, also die Schriftstücke, Bücher, Geld, Wertpapiere usw.

Ferner gehören dazu auch alle Geschäftsunterlagen, die während der Amtszeit durch den alten Vorstand erstellt oder erarbeitet worden sind und einen Bezug zur Vorstandstätigkeit für den Verein haben. Insofern kann sich der alte Vorstand nicht darauf berufen, dass er diese Unterlagen für sich "privat" erstellt hat.

Die Wahrnehmung der ehrenamtlichen Vorstandstätigkeit geschieht treuhänderisch im Auftrag des Vereins. Der Verein ist also darauf angewiesen, dass er nach Ende der Amtszeit alle Unterlagen, Dokumente, Verträge, Bankunterlagen etc. erhält, damit die Vereinsgeschäfte ordnungsgemäß weitergeführt werden können.

Sollte sich der alte Vorstand weigern, diese Unterlagen herauszugeben, muss der Verein als Auftraggeber gegen das ehemalige Vorstandsmitglied klagen.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Klage auf Herausgabe ist allerdings nicht ganz unproblematisch, da der neue Vorstand bzw. der Verein wissen muss, was er vom alten Vorstand herausverlangen möchte und dafür konkret in der Klage vortragen und ggf. Beweis antreten muss.

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Beschluss v. 7.07.2008, Az.: II ZR 71/07 dazu Stellung genommen und eine Regelung für praktikabel erklärt:

"Eine Regelung in der Geschäftsordnung eines Vereins, nach der ausscheidende Organmitglieder die ihnen im Rahmen ihrer Amtstätigkeit überlassenen Unterlagen zurückzugeben haben, begegnet keinen Bedenken. Eine entsprechende Verpflichtung ergibt sich schon aus dem Grundgedanken des § 667 BGB.

Nach §§ 675, 666, 667 BGB (Regelungen zum unentgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag und zum Auftrag) besteht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder eine allgemein anerkannte Pflicht, nach Beendigung der Amtszeit über die in ihren Besitz gelangten Unterlagen des Vereins Auskunft zu erteilen und die Unterlagen auch herauszugeben.

Dabei kommt es für die Herausgabepflicht nicht darauf an, ob es sich bei den fraglichen Unterlagen um geheimhaltungspflichtige Unterlagen oder Originale oder Kopien handelt. Nach Auffassung des BGH' s gibt es hier keinen qualitativen Unterschied. Auch sonstige Unterlagen können je nach Lage des Falles einzeln oder in ihrer Zusammenschau eine große Bedeutung haben."

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