In den meisten Vereinen wird sie praktiziert, obwohl dazu im Gesetz nichts ausdrücklich geregelt ist. Das bedeutet, dass es keinen rechtlichen Anspruch des Vorstandes auf Entlastung gibt. Die Satzung kann aber dafür Festlegungen treffen, was in fast allen Vereinen der Fall ist. Der Anspruch kann sich aber auch aus dem Vereinsbrauch ergeben. Wenn es also Jahre und Jahrzehnte üblich war, den Vorstand zu entlasten, dann sollte es auch weiterhin geschehen.

Entlastung bedeutet die Billigung und Anerkennung der geleisteten Arbeit. Gleichzeitig wird dadurch aber auch dem zu entlastenden Organ das Vertrauen ausgesprochen. Aus juristischer Sicht heraus bedeutet die Entlastung aber immer auch eine Freistellung des zu entlastenden Organs von Schadensersatzansprüchen für den Entlastungszeitraum. Durch die Entlastung verzichtet folglich die Mitgliederversammlung auf mögliche Schadensersatzansprüche gegen das Organ. Das betrifft aber nur Schäden, die im betreffenden Zeitraum entstanden sind oder entstanden sein könnten und den Mitgliedern bekannt waren oder bei sorgfältiger Prüfung der Unterlagen hätten bekannt sein können. Trotz Entlastung sind demnach auch spätere Schadenersatzansprüche möglich, falls sich weitere Anhaltspunkte dafür ergeben sollten. Für diese Punkte ist dann keine Entlastung erfolgt.

Die Grundlage des Entlastungsbeschlusses der Mitgliederversammlung bilden die Berichte (Kassenbericht, Kassenprüfbericht) und Vorlagen, insbesondere die jährlich oder periodisch vom Vorstand erstatteten Rechenschaftsberichte für den Zeitraum, auf den sich der Entlastungsbeschluss bezieht. Die Unterlagen müssen vollständig und dürfen weder durch Täuschung noch durch irreführende Vorlagen verschleiert sein. Die Entlastung erstreckt sich auf alle Schadensersatz- und etwa konkurrierende Bereicherungsansprüche sowie auch auf Ersatzansprüche, die allen Mitgliedern des Vereins privat bekannt geworden sind.

Gängige Praxis ist es, dass nach dem Verlesen des Rechenschafts- und Kassenberichtes, die Kassenprüfer ihren Prüfbericht geben und dann der Mitgliederversammlung vorschlagen, den Vorstand zu entlasten oder aber auch nicht bzw. einzelne Vorstandsmitglieder nicht zu entlasten. Auf die Beendigung der Amtszeit des Vorstandes hat eine evtl. Nichtentlastung aber keinen Einfluss. Man muss also nicht "zwangsweise" im Amt bleiben, weil man nicht entlastet wurde.
Die Nichtentlastung des Vorstandes hat auch keinen Einfluss auf eine anstehende Neuwahl. Diese kann planmäßig durchgeführt werden und sogar ein nicht entlastetes Vorstandsmitglied kann sich wieder zu dieser Wahl stellen. Ob es dann von der Mitgliederversammlung allerdings gewählt wird, hängt sicher von der Art und der Schwere der Gründe ab, die zu der Nichtentlastung geführt haben.

Fallbeispiele

Fall 1. Die Kassenprüfer haben vorgeschlagen, den Vorstand zu entlasten, die Mitgliederversammlung hat die Entlastung aber nicht ausgesprochen. Welche Konsequenzen hat das?

KEINE! Durch die Entlastung verzichtet der Verein - wie bereits erwähnt - auf die Geltendmachung von Schadensersatz- oder Bereicherungsansprüchen gegenüber dem Vorstand. Eine Nichtentlastung erfolgt in der Regel, wenn solche Erkenntnisse durch die Kassenprüfung zutage kamen oder entsprechende Verdachtsmomente bestehen. Die Nichtentlastung ist meist verbunden mit Auflagen, die der Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erfüllen haben (z.B. den Verbleib bestimmter Geldbeträge nachzuweisen). Der betroffene Vorstand selbst, kann dennoch sein Amt fristgerecht beenden und kann sich sogar wieder zur Neuwahl stellen.

Leider kommt so etwas öfter vor, dass die Mitgliederversammlung quasi aus "Frust" über den Vorstand oder, um ihm einen Denkzettel zu verpassen, die Entlastung verweigert. Ohne konkrete Anhaltspunkte hat das aber so gut wie keine Bedeutung – außer dass der Vorstand hellhörig ob der Stimmung im Verein werden sollte.

Fall 2. Der umgekehrte Fall. Die Kassenprüfer haben Unstimmigkeiten festgestellt und vorgeschlagen, den Vorstand nicht zu entlasten. Die Mitgliederversammlung hat es aber dennoch getan.

Auch hier ist der Beschluss der MV verbindlich, weil die Kassenprüfer eben nur Vorschlagsrecht aber keine Entscheidungsbefugnis haben . Für Schäden, die dem Verein aufgrund der festgestellten Mängel daraus entstehen, haftet der Verein mit seinem Vermögen.

Solche Situationen kommen zuweilen dort vor, wo der Vorstand Vetternwirtschaft betreibt oder eine starke Lobby in der Mitgliedschaft hat und sich daher sicher fühlt, auch wenn bekannt ist, dass es Unstimmigkeiten gibt.

Hat der Verein keine Kassenprüfer vorgesehen, kann natürlich auch keine Kassenprüfung stattfinden und es wird kein Kassenprüfbericht gegeben. Dann ist der Rechenschafts- und Kassenbericht maßgeblich und der Versammlungsleiter kann die Entlastung des Vorstandes vorschlagen. 

Sind zwar laut Satzung Kassenprüfer vorgesehen aber momentan keine im Amt, dann muss die Entlastung verschoben werden – ebenso, wenn die Kassenprüfer – aus welchen Gründen auch immer – keine Prüfung durchgeführt haben oder durchführen konnten. Sieht die Satzung z.B. zwei Kassenprüfer vor, muss die Prüfung auch durch beide gemeinsam durchgeführt werden. Nun kann es aber passieren, dass für längere Zeit nur ein Kassenprüfer zur Verfügung steht (Krankheit, Ausland usw.). Was dann? Der eine Kassenprüfer kann dennoch die Prüfung vornehmen, muss in der Mitgliederversammlung aber dann zuerst abstimmen lassen, ob diese Prüfung als Grundlage für einen Entlastungsantrag anerkannt oder nur zur Kenntnis genommen wird.

Bei der Kassenprüfung ist zu berücksichtigen, dass sich der Auftrag der Kassenprüfer auf die Kassenführung sowie auf die Prüfung beschränkt, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet wurden, ob die Ausgaben sachlich richtig sind und ob sie mit dem Haushaltsplan übereinstimmen. Eine darüber hinausgehende Prüfung der Geschäftsvorgänge unter rechtlichen Gesichtspunkten, etwa darauf hin, ob bestimmte Ausgaben im Einklang mit der Satzung stehen, ist von den Kassenprüfern, die meistens ehrenamtlich tätig sind, in aller Regel nicht zu erwarten und eigentlich auch nicht ihre Aufgabe.

Bei der Beschlussfassung zur Entlastung sind die Vorstandsmitglieder vom Stimmrecht ausgeschlossen.

Die Entlastung kann nicht angefochten werden. Möglich ist nur eine Klage auf Feststellung der Unwirksamkeit des Entlastungsbeschlusses, etwa wegen Täuschung.

Der Verein kann aber vor einer Beschlussfassung über die Entlastung Ansprüche, die er gegen noch nicht entlastete Vorstandsmitglieder zu haben glaubt, gerichtlich geltend machen. Die Entscheidung darüber muss der Vorstand treffen. Er macht sich ggf. schadensersatzpflichtig, wenn er begründete Ansprüche nicht geltend macht. Allerdings kann die Mitgliederversammlung beschließen, dass selbst berechtigte Ansprüche nicht verfolgt werden sollen.

In der Regel bezieht sich die Entlastung auf die gesamte Geschäftsführung. Sie kann jedoch auf ein einzelnes Geschäft oder auf einen bestimmten Zeitabschnitt beschränkt werden. Sie kann auch den einzelnen Vorstandsmitgliedern unterschiedlich erteilt oder versagt werden. Zuständig für die Entlastung des Vorstandes ist, wenn die Satzung keine andere Regelung trifft, die Mitgliederversammlung, die auch darüber entscheidet, ob ein Vorstand insgesamt oder ob er nur hinsichtlich bestimmter Vorstandsmitglieder, Geschäftsbereiche oder Zeiträume (teil-)entlastet wird. Wird die Entlastung durch die Mitgliederversammlung versagt (einzelnen oder allen Vorstandsmitgliedern) weil nicht alle Fragen geklärt werden konnten, dann können Auflagen erteilt werden – z.B. Klärung bestimmter Sachverhalte bis zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Wann der Vorstand zu entlasten ist, richtet sich zunächst nach der Satzung. Enthält diese hierüber keine Vorschrift, kann an sich jederzeit die Entlastung beantragt werden. Nach allgemeinem Vereinsbrauch wird üblicherweise die Entlastung des Vorstands im Anschluss an seinen Rechenschaftsbericht beantragt. Dies setzt jedoch voraus, dass in der Tagesordnung, sofern diese bei der Einladung zur Mitgliederversammlung mitzuteilen ist, die Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands enthalten war.

Für die Wirksamkeit der Entlastung ist es nicht erforderlich, dass bei der Beschlussfassung unbedingt das Wort "Entlastung" verwendet wird. Es genügt nach allgemeinen Auslegungsregeln jede Äußerung der Mitgliederversammlung (oder des nach der Satzung zuständigen Vereinsorgans), aus der sich der Wille ergibt, aus der Geschäftsführung des Vorstands oder einzelner Vorstandsmitglieder keine Ansprüche zu erheben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn im Anschluss an den Geschäfts- und Rechenschaftsbericht des Vorstands die Geschäftsführung "gebilligt" wird. Auch ein Beschluss, mit dem Vorstand "das Vertrauen" ausgesprochen wird, kann nach den Umständen, unter denen er gefasst wird, die Entlastung des Vorstands bedeuten.

Ansprüche, die aus den Rechenschaftsberichten des Vorstands und den der Mitgliederversammlung unterbreiteten Unterlagen (z.B. dem Jahresabschluss) nicht oder doch in wesentlichen Punkten nur so unvollständig erkennbar sind, dass die Vereinsmitglieder die Tragweite der ihnen abverlangten Entlastungsentscheidung bei Anlegung eines lebensnahen vernünftigen Maßstabs nicht zu überblicken vermögen, werden von der Verzichtswirkung der Entlastung nicht erfasst. Dies gilt vor allem für solche Ansprüche, die erst nach eingehendem Vergleich und rechtlicher Auswertung verschiedener Unterlagen ersichtlich sind.

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