Aufgaben des Vorstandes

Die Satzung und Ordnungen reichen in der Regel nicht aus, den Verein wirksam zu organisieren. Daher ist es erforderlich, zusätzliche Arbeitsschwerpunkte, Weisungen und Richtlinien zu erlassen. Die nachfolgenden Beispiele erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollten den Bedürfnissen des jeweiligen Vereins angepasst werden. Als Beispiel dient ein Verein mit Abteilungen, die sich sportlich und finanziell selbst verwalten.

Hauptverein

Vorsitzender

Leitungskompetenz und Verantwortung für den Gesamtverein
Festlegung von Richtlinien für das gesamte Vereinsgeschehen in sportlicher, wirtschaftlicher und sozialer Hinsicht
Vertretung des Vereins nach innen und außen, Festigung des Ansehens des Vereins in der Öffentlichkeit, Repräsentation
Koordination der Vorstandsarbeit
Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Vorstands- und Mitgliederversammlungen
Einbringung von Plänen, Ordnungen, Programmen sowie des Haushaltsplanes in den Vorstand
Durchführung der Erfolgskontrollen von Vorstandsbeschlüssen sowie Beschlüssen der
Mitgliederversammlungen
Weisungsberechtigter Vorsitzender gegenüber Beschäftigten

Stellvertretender Vorsitzender

Vertreter des Vorsitzenden bei dessen Abwesenheit
Unterstützung und Beratung des Vorsitzenden bei allen sportlichen, wirtschaftlichen und sozialen Fragen
Gestaltung und Betreuung des Archivs zusammen mit dem Archivar
Kontrolle der sportärztlichen Betreuung der Wettkampfsportler

Schatzmeister

1. Finanz- und Haushaltswesen

Buchhaltung

Führung der Vereinsfinanzen, dabei möglichst bargeldlose Abwicklung des Zahlungsverkehrs über die Vereinskonten
Einzug der Mitgliederbeiträge sowie Abwicklung des Mahnwesens
Verwaltung und Aufbewahrung sämtlicher Finanzunterlagen
Abrechnung von Gehältern, Übungsleiterzuschüssen sowie der vom Verein durchgeführten Sportkurse
Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Vereins (Rechnungen, Überweisungen, Einnahmen)
Ausstellung von Spendenbescheinigungen
Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen

Zuschüsse aller Art

Terminüberwachung
Bearbeitung der Zuschussanträge an LSB, SJB, Senat, Bezirksamt und sonstige

Haushaltswesen

Aufstellung des jährlichen Haushaltsplanentwurfs
Aufstellung des jährlichen Rechnungsabschlusses
Ständige Information des Vorstandes über die finanzielle Situation des Vereins
Beachtung der Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit

Vermögensverwaltung

Führen der Inventarliste
Verwaltung der vereinseigenen Liegenschaften
Überwachung und Abrechnung der Betriebskosten
Beschaffung von Betriebsmitteln
Verwaltung und Beschaffung von Vereinsartikeln sowie deren Ausgabe (Sportgeräte, Bürobedarf usw.)

Steuern

Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten des Vereins
Abführung evtl. Steuern
Antrag auf Vorsteuerabzug

2. Mitgliederbetreuung

Neuaufnahme und Abmeldung von Mitgliedern sowie Änderungen
Überwachung der Mitgliedererfassung in den Abteilungen (falls es so geregelt ist)
Beratung der Mitglieder
Bearbeitung von Anträgen auf Beitragsermäßigung, -stundung und -erlass nach der gültigen Beitragsordnung
Abwicklung und Beratung von Teilnehmern der Sportkurse
Erstellung der LSB- und Verbandsstatistik

Schriftführer / Geschäftsführer

Protokollführung von Sitzungen des Vorstandes und der Mitgliederversammlungen
Überwachung der Einhaltung der Satzung, Ordnungen und Richtlinien des Vereins
Vorbereitung von Änderungen der Satzung, Ordnungen und Richtlinien des Vereins
Anmeldung von Satzungsänderungen beim Notar und beim Amtsgericht
Sachwalter von Verträgen und rechtsverbindlichen Unterlagen
Verschicken der Einladungen für Sitzungen des Vorstandes und der Mitgliederversammlungen
Bearbeitung von Sportunfällen nach dem Sportversicherungsvertrag sowie von Unfällen mit der Verwaltungsberufsgenossenschaft
Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsträgern
Anmeldungen von Tanz- und Musikveranstaltungen des Vereins bei der GEMA
Anmeldung von meldepflichtigen Veranstaltungen bei den zuständigen Stellen (Polizei, Bezirksamt, Umweltamt, Verband, LSB usw.)

Sportwart

Einziger Vertreter des Vereins (einschließlich Abteilungen) für die Sportstättenbeantragung bei den entsprechenden Stellen
Einteilung und Überwachung von Sporthallen- und Sportplatzbelegungen für den Übungs- und Wettkampfbetrieb
Planung von Sportveranstaltungen und Wettkämpfen des Gesamtvereins in Zusammenarbeit mit den Abteilungssportwarten
Koordination von sportlichen Aufgaben des Gesamtvereins
Laufende Berichterstattung über den allgemeinen Sportbetrieb des Vereins im Vorstand
Führen der Wettkampfstatistik
Vorbereitung und Durchführung von Sportlerehrungen
Koordinierung und Aktivierung des Breiten- und Freizeitsports
Herausgabe eines Jahres-Sportkalenders in enger Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern
Entwicklung und Durchführung von Programmen für die Betreuung von passiven Mitgliedern und Senioren sowie von Behinderten
Weiterentwicklung von Vorschlägen des Deutschen Sportbundes in allen freizeitsportlichen Initiativen
Enge Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen für das Deutsche Sportabzeichen
Durchführung von Ausstellungen und Repräsentativveranstaltungen

Lehr- und Ausbildungswart

Führung der Übungsleiterkartei
Beratung von Mitgliedern, Übungshelfern und Übungsleitern
Abrechnung der Übungsleiterstunden mit dem LSB
Vertretung der Interessen der Übungsleiter im Vorstand
Anmeldung zu Lehrgängen und Seminaren

Verantwortlicher für Öffentlichkeitsarbeit / Sponsoring

Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen für den Gesamtverein
Außendarstellung des Gesamtvereines in enger Zusammenarbeit mit den Medien
Sammlung, Verarbeitung und Vermittlung wichtiger Informationen über den Verein
Beratung und Koordinierung der Abteilungen insbesondere der Pressewarte (sofern vorhanden) in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit.
Berichterstattung bzw. deren Veranlassung über erwähnenswerte Vorgänge im Verein an die Lokalpresse
Gestaltung und Betreuung von Schaukästen des Vereins
Aufstellung und Bekanntmachung des Veranstaltungskalenders zum Jahresanfang
Enge Zusammenarbeit mit dem Vereinsarchivar
Laufende Berichterstattungen über die Öffentlichkeitsarbeit im Vorstand
Herausgabe der Vereinszeitung und Jahresberichte
Gewinnung von Sponsoren
Vorbereitung der Sponsorverträge
Kontaktpflege mit Sponsoren

Jugendleiter(in) (Aufgaben gemäß Jugendordnung)

1. Organisatorische Aufgaben:

Einberufung und Leitung der Jugendversammlung
Einberufung und Leitung des Jugendausschusses
Regelung der Zusammenarbeit mit den Jugendübungsleiter/-innen und Sportlehrkräften
Vertretung der Jugend im Vorstand und Mitarbeit im Vorstand in allen Vereinsangelegenheiten
Mitarbeit in Ausschüssen
Ständiger Kontakt zur Sportjugend auf Bezirks- und Landesebene
Kontaktpflege mit Bezirksjugendpfleger/-in und Sportamtsleiter/-in
Vertretung und Mitarbeit im Bezirksjugendring
Kontakt zu Sportlehrkräften in den Schulen
Mitarbeit an der Vereinszeitschrift
Heranziehung und Förderung von Nachwuchskräften für Führungsaufgaben
Kontakt mit den Eltern der Jungen und Mädchen
Beantragung von Zuschüssen und Abrechnungen

2. Sportfachliche Aufgaben:

Tätigkeit als Übungsleiter/-in
Ausweitung des Sportangebots durch Einführung neuer Sportarten und Wettbewerbe
Überwachung und Betreuung der Jugendlichen im Leistungssport
Sportärztliche Überwachung (Untersuchungen) veranlassen
Sportliche Betreuung für Kinder ausländischer Arbeitnehmer/-innen, behinderter Kinder, straffälliger Jugendlicher.

3. Jugendpflegerische Aufgaben:

Heim- oder Clubabendgestaltung, Spiele, Instrumentalmusik, Singen, Jugend- und Gemeinschaftstanz.
Fest- und Feiergestaltung, Feiern im Jahresrhythmus, Vereinsfeiern, Elternabende usw.
Film, Foto, Tonband als Mittler der Bildung und Unterhaltung, Vertonung von Filmen und Dia-Serien.
Werken und Basteln, manuelle Tätigkeiten.
Lebenshilfe, Anregungen für die Freizeit, Ratschläge für die persönliche Lebensgestaltung.
Politische Bildung, Diskussion von Tagesthemen, Vereins- und Sportproblemen, Besuch von Institutionen.
Wanderungen, Fahrten, Zeltlager.
Internationale Jugendbegegnungen, Teilnahme an Jugendtreffen, Bezirkspartnerschaften usw.

4. Persönliche Fortbildung:

Fortbildung als Jugend- und Übungsleiter/-in durch Lehrgangsbesuche innerhalb der Sportjugend, der Fachverbände, der Jugendbildungsstätten usw.
Kenntnis der Ziele, Aufgaben und Struktur der sportlichen Jugendarbeit.
Kenntnis der rechtlichen Grundlage, Aufsichtspflicht, Gesetz zum Schutz der Jugend in der Öffentlichkeit, Versicherungsschutz usw.
Ausbildung in "Erster Hilfe".
Erwerb der Jugendleiter-Card des Senats von Berlin und der Jugendleiter-Lizenz der Deutschen Sportjugend.

Der Vereinsarchivar muss nicht dem Vorstand angehören, kann aber zur Berichterstattung und Beratung zu Vorstandssitzungen herangezogen werden.

Aufgaben:

Verwaltung aller im Verein angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig gebraucht werden
Deren Überprüfung und Verwahrung, wenn von bleibendem Wert
Annahme von Archivgut der Abteilungen (Unterlagen müssen sauber geordnet, Aktenordner deutlich mit Abteilungsname beschriftet sein)
Inventarisierung von Geschenken, Pokalen usw.
Sammlung von für die Geschichte des Vereins bedeutsamen Dokumentationsunterlagen Verwaltung der Vereinsbibliothek
Recherchen in Archiven, Museen, Medien usw. nach alten Vereinsunterlagen
Verwahrung der Vereinsfahnen
Enge Zusammenarbeit mit dem Ressortleiter für Öffentlichkeitsarbeit

Zusammenfassung

Der Verein lebt von der ehrenamtlichen Mitarbeit seiner Mitglieder. Mit der Annahme des Amtes anlässlich der Mitgliederversammlung haben alle Führungskräfte des Vorstandes freiwillig gegenüber den Mitgliedern eine verantwortungsvolle Aufgabe für eine Amtsperiode übernommen. So wird die Vorstandsarbeit nur dann von Erfolg gekrönt sein und funktionieren, wenn jeder Amtsinhaber gewissenhaft die zugewiesenen Aufgaben ausführt. Ist jemand aus irgendwelchen Gründen nicht mehr in der Lage, die ihm zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen, so sollte er rechtzeitig aus Fairness dies dem Vorstand gegenüber mitteilen.

Anlässlich der Mitgliederversammlung trägt jedes Vorstandsmitglied des Vereins einen Tätigkeitsbericht vor.

Abteilungsleitung

Abteilungsleiter

Vertretung der Abteilung gegenüber dem Verein und im Rahmen der Bevollmächtigung gegenüber dem LSB, Verband, Bezirksamt, Unternehmen usw. (Außenverhältnis)
Vorbereitung und Leitung von Abteilungsversammlungen
Leitung und Koordination der Arbeit innerhalb der Abteilungsleitung
Sichtung und Weiterleitung von eingehender Post
Bearbeitung der Anliegen der Trainingsgruppen / Mannschaften
Platz- und Hallenbelegungen sowie Terminplanung (Abstimmung mit Sportwart)
Organisatorische Vorbereitung von Großveranstaltungen
Prüfung und Genehmigung von Abrechnungen und Kassenbelegen
Bearbeitung des Zuschusswesens bezüglich Anschaffung von Geräten, Einsatz von Betreuern usw.
Entwurf des Haushaltsplanes der Abteilung

Stellvertretender Abteilungsleiter

Vertretung des Abteilungsleiters bei dessen Abwesenheit
Bearbeitung von Ehrungsanträgen
Betreuung der Mitarbeiter der Abteilung
Durchführung von Sonderaufträgen
Archiv in Zusammenarbeit mit dem Pressewart (wenn vorhanden)

Kassenwart

Verwaltung des Haushalts der Abteilung
Zusammenfassung von Rechnungen
Überweisen der fälligen Rechnungen auf Anweisung des Abteilungsleiters
Führen des Kassenbuches der Abteilung
Fertigen des Jahresabschlusses und termingerechte Übergabe an Schatzmeister
Mitwirkung bei der Erstellung des Haushaltsplanes des Vereins
Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister des Vereins
Führen des Inventarverzeichnisses der Abteilung
Vorbereiten der Zuschussanträge für Gerätebeschaffung, Übungsleiterausbildung usw.
Bearbeitung von Steuerangelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister des Vereins

Schriftführer

Führung der Protokolle bei Sitzungen
Versendung der Einladungen zu Sitzungen und Protokolle der Sitzungen sowie notwendiger Informationen
Bearbeitung von Versicherungsfällen (Weiterleiten an Verein)
GEMA

Lehrwart

Verantwortlich für die ÜL-Aus- und Weiterbildung
Zusammenarbeit mit dem Lehrwart des Verbandes
Führen einer Ausbildungsübersicht
Beschickung von Lehrgängen (Meldung)
Nachweisführung über nebenberufliche Übungsleiter
Ausbildung von Kampfrichtern im Kinder- und Jugendbereich
Durchführung eigener Lehrgänge

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