Der Vereinsvorstand kann aus einer oder mehreren Personen bestehen. Wir empfehlen grundsätzlich, mindestens drei Vorstandsämter in der Satzung zu definieren, schon, um die Aufgaben auf möglichst viele Schultern zu verteilen und eine gegenseitige Kontrolle zu gewährleisten. Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben, in der die Aufgabenverteilung festgeschrieben wird sowie die Häufigkeit von Vorstandssitzungen, Protokollierung von Beschlüssen u.s.w.

Unbedingt festgelegt werden sollte auch, welche Dokumente, Hard- und Software den Funktionsträgern zur Verfügung gestellt bzw. ausgehändigt wird und wie die Übergabe bei Amtswechsel zu erfolgen hat. Um die lückenlose Aufzeichnungen insbesondere der Buchführung sicherzustellen sowie dem Datenschutz zu genügen, ist es ratsam, entweder eine Cloudlösung zu nutzen oder einen vereinseigenen Rechner/Laptop zu nutzen, der dem Amtsnachfolger übergeben wird. Die Übergabe sollte protokolliert und eine Datenschutzerklärung unterzeichnet werden. Auch empfehlenswert: nicht der alte, sondern der neue Vorstand sollte nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die entsprechenden Dokumente nach seiner Durchsicht vernichten.

In der Satzung wird unterschieden zwischen geschäftsführendem und erweitertem Vorstand. Die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes - auch BGB-Vorstand genannt - werden in das Vereinsregister eingetragen und vertreten den Verein nach außen, d. h. sie sind berechtigt, Verträge und andere Geschäfte rechtswirksam abzuschließen. Dabei legt die Satzung auch fest, wie viele Unterschriften jeweils erforderlich sind. Auch hier empfehlen wir, jeweils zwei Unterschriften vorzusehen. Können bei turnusgemäßen Wahlen nicht alle Ämter besetzt werden, so ist darauf zu achten, dass mindestens die Vertretungsfähigkeit gegeben ist, da sonst keine Rechtsgeschäfte getätigt werden können. Der Verein wäre dann praktisch handlungsunfähig. Sollte dies nicht möglich sein, finden Sie hier einen Handlungsleitfaden

Häufig wird nach der persönlichen Haftung von Vorstandsmitgliedern gefragt. Bei eingetragenen Vereinen haftet der BGB-Vorstand - also die im Vereinsregister eingetragenen Vorstandsmitglieder - nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Zudem haftet Dritten gegenüber erstrangig der Verein als Ganzes. Sollte sich herausstellen, dass die handelnden Personen gegen die Interessen des Vereins oder Beschlüsse der Mitgliederversammlung verstoßen haben, so kann die Mitgliederversammlung sie dafür haftbar machen.

Eine Auflistung der möglichen Vorstandsämter und deren Aufgaben finden Sie hier