Protokollierung von Beschlüssen

Im Vereinsrecht spielten Protokolle eine wichtige Rolle. Das niedergeschriebene und durch entsprechende Unterschriften beglaubigte Protokoll ist der Nachweis der getroffenen Beschlüsse, Entscheidungen und Aussagen des Vorstandes sowie der Vereinsmitglieder in den offiziellen Versammlungen und Zusammenkünften.

Alle offiziellen Versammlungen sollten Sie daher protokolliert werden, so dass diese als rechtsgebundene Nachweise und zur Erinnerung und Richtigstellung möglicher späterer Zweifel oder Auslegungsänderungen der Entscheidungen und Beschlüsse gelten können.

Gesetzliche Vorschriften

Das Gesetz schreibt nicht vor, in welcher Form Protokolle zu führen und von wem zu unterschreiben (zu beurkunden) sind. Der § 58 Nr. 4 BGB besagt aber, dass die Satzung eine Bestimmung über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten soll. Der Begriff "Beurkundung" bedeutet, dass die Beschlüsse schriftlich festzuhalten sind, um später auch Beweiskraft zu besitzen.

Das Gesetz verlangt aber nicht, dass sich aus dem Protokoll im Einzelnen der Ablauf einer Versammlung ergibt, sondern es genügt, wenn das Ergebnis festgehalten wird, also vor allem die gefassten Beschlüsse aufgezeichnet werden. Fehlt solch eine Festlegung in der Satzung, kann der Versammlungsleiter bzw. der Protokollführer entscheiden, ob er ein Ablauf-, Ergebnis- oder Beschlussprotokoll anfertigt.

Ein Protokoll muss folgende Anforderung erfüllen:

Es erfasst die Ergebnisse einer Versammlung, Zusammenkunft, Verhandlung usw. und dient der Information der Mitglieder und dem Vorstand über Inhalt und Zustandekommen von Beschlüssen, so dass es auch als Beweismittel bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen herangezogen werden kann. Es muss bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden sind (z.B. Satzungsänderung, Vorstandswahlen, Auflösungsbeschluss usw.) so abgefasst sein, dass das Registergericht prüfen kann, ob die Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind.

Die Protokollarten

Welche Art von Protokoll geschrieben wird, hängt vom Charakter der Veranstaltung ab. Schreibt die Satzung oder eine Geschäftsordnung eine bestimmte Art des Protokolls vor, ist der Protokollführer selbstverständlich daran gebunden.

Das Wortprotokoll

Das Wortprotokoll ist die ausführlichste, umfangreichste und auch aufwendigste Niederschrift überhaupt. Neben den Ausführungen des Versammlungsleiters und der Redner sowie der Wortmeldungen wird auch der Sitzungsablauf sehr exakt festgehalten. Für den Protokollführer bedeutet das, dass an ihn hohe Anforderungen gestellt werden und er sich extrem konzentrieren muss, um alles mitzubekommen. Soll während der Versammlung ein Tonband mitlaufen, bedarf das aus Datenschutzgründen zunächst einmal der vorherigen Zustimmung der Mitglieder. Dem Protokollführer kann es aber die Arbeit dahingehend erleichtern, dass er bestimmte Passagen zur Kontrolle noch einmal anhören kann oder das Protokoll nach der Versammlung gänzlich nach dem Tonband erstellt.

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Wortprotokoll zu aufwendig wäre bzw. nicht erforderlich ist. Es ist daher besonders dort geeignet, wo zwar eine gewisse Beweiskraft erforderlich ist, der Ablauf aber nicht wörtlich erfasst werden muss. Das sind insbesondere Jahreshauptversammlungen, Vorstands- oder Arbeitssitzungen.

Beim Verlaufsprotokoll werden nur die wichtigsten Passagen der Sitzung festgehalten, so dass die sinngemäße Wiedergabe ausreichend ist. Der Protokollführer sollte allerdings Wert darauf legen, dass der (zeitliche) Verlauf der Versammlung erfasst wird, weil der genauso wichtig sein kann wie die Argumente, auf denen die Entscheidungen beruhen. Dadurch entsteht eine gute Übersicht über den Sitzungsverlauf und die Inhalte. Der Protokollführer muss die Fähigkeit besitzen, das Wesentliche im Verlauf der Versammlung herauszufiltern und jederzeit die Übersicht zu behalten.

Das Ergebnis- oder Kurzprotokoll

Das Ergebnisprotokoll fasst eine Verhandlung, Versammlung oder eine Besprechung in kurzen und prägnanten Sätzen zusammen. Ein Ergebnisprotokoll enthält nur die Angaben, die den Inhalt der Sitzung und deren Ergebnisse wiedergeben. Die wichtigsten Äußerungen der Teilnehmer werden stichwortartig wiedergegeben, so dass zumindest die Zusammenhänge erkennbar werden, in deren Ergebnis bestimmte Beschlüsse gefasst wurden. Es muss nicht chronologisch (in der zeitlichen Reihenfolge der Beiträge) aufgebaut sein, sondern kann nach den einzelnen behandelten Sachgebieten angelegt werden.

Das Beschlussprotokoll

Beim Beschlussprotokoll sagt bereits der Name, dass darin tatsächlich nur die Beschlüsse und die Ergebnisse der Abstimmung enthalten sind. Es werden keine weiteren Ausführungen zur Versammlung niedergeschrieben.

Das Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll sollte die Ausnahme bleiben, da es nur eine Notlösung ist. Das kann der Fall sein, wenn bei einer Versammlung - aus welchen Gründen auch immer - kein Protokoll geführt werden kann oder sich, bei Abwesenheit des eigentlichen Protokollführers, niemand dazu bereit erklärt, aber auch, wenn der Versammlungsleiter es selbst schreibt und dadurch natürlich nicht alles dokumentieren kann, weil er verständlicherweise nicht alles mitbekommt. Wie der Name es schon sagt, wird es aus der Erinnerung, "dem Gedächtnis" geschrieben. Der Nachteil solch eines Gedächtnisprotokolls ist allerdings, dass es zuweilen unvollständig ist und demzufolge Lücken bei der Wiedergabe der abgehandelten Tagesordnungspunkte und Zusammenhänge aufweist.

Der Bericht

Der Bericht ist eine verfasste Niederschrift über den Verlauf einer Sitzung, Verhandlung oder Tagung. Die Darstellungszeit ist überwiegend die Vergangenheit. Subjektive Eindrücke können aufgezeichnet werden. Er wird wie das Gedächtnisprotokoll nachträglich verfasst ist aber wesentlich kürzer.

Der Inhalt eines Protokolls

Unabhängig von der Art sollte ein Versammlungsprotokoll gewissen Mindestanforderungen entsprechen:

• Ort, Tag und Beginn der Versammlung
• Die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
• Die Namen der anwesenden Vorstandsmitglieder
• Die Zahl der erschienenen Mitglieder (Anwesenheitsliste)
• Die Feststellung, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde
• Die Tagesordnung mit der Feststellung, dass sie bei der Einberufung der Versammlung mitgeteilt wurde
• Die Feststellung, dass die Versammlung beschlussfähig ist (z.B. falls eine Mindestzahl anwesender Mitglieder erforderlich ist)
• Die vorher eingereichten Anträge als Anlage
• Die Art der Abstimmung sofern es keine Satzungsvorschrift gibt
• Das genaue Abstimmungsergebnis und die Tatsache der Feststellung des Beschlusses
• Bei Wahlen die genauen Personalien der Gewählten, ihre Anschrift und, soweit geschehen, ihre Erklärung, dass sie die Wahl annehmen
  (Die Vorstandsanschriftenliste kann aber auch als Anlage beigefügt werden)
• Die Unterschrift des Protokollführers sowie der lt. Satzung bestimmten Personen

Ändert sich im Verlauf der Mitgliederversammlung die Zahl der Stimmberechtigten, so ist vor jeder Abstimmung im Protokoll anzugeben, wie viele Stimmberechtigte anwesend sind. Die Dokumentierung von Abstimmungsergebnissen durch Feststellungen wie "mit der Mehrheit", "kaum Gegenstimmen", "mit überwältigender Mehrheit, "fast einstimmig", oder ähnlichem ist unbedingt zu vermeiden. Insbesondere bei Beschlüssen, die eine qualifizierter Mehrheit erfordern (also z.B. 2/3 oder 3/4).

Gibt es neben Nein-Stimmen auch verbalen Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse, muss das ebenfalls im Protokoll vermerkt werden, wie auch andere konkrete Beanstandungen. Das ist besonders dann wichtig, wenn das oder die Mitglieder ankündigen, Einspruch gegen den Beschluss bzw. die Beschlüsse beim Amtsgericht anzumelden.

Anlagen zum Protokoll

Kaum ein Protokoll einer Versammlung kommt ohne Anlagen aus. Diese werden dem Protokoll beigefügt. Besonders wichtig ist das bei Satzungsänderungen bzw. -neufassungen (sofern der Text nicht direkt im Protokoll Platz hat). Oft ist es aber sinnvoller, solche Dokumente wegen der Übersichtlichkeit als eigenständige Anlagen dem Amtsgericht einzureichen.

Wichtig ist es auch, dass die Zusammengehörigkeit eines Protokolls und der Anlagen als ein Dokument zu erkennen ist. Es ist daher erforderlich, dass im Protokoll auf die Anlagen verwiesen wird, die Anlagen selbst als solche bezeichnet und nummeriert werden und ebenfalls aus dem Kopf ersichtlich ist, um welche Veranstaltung es sich handelt und wann sie stattgefunden hat. Sowohl das Protokoll als auch die Anlagen müssen von denselben Personen unterschrieben werden.

Anwesenheitsliste

Eine Anwesenheitsliste kann, muss aber nicht dem Protokoll als Anlage beigefügt werden. Eine gesetzliche Vorschrift gibt es dafür nicht und auch das Amtsgericht fordert nicht in jedem Fall eine. Dennoch ist es sinnvoll, eine Liste anzufertigen und diese als Anlage dem Protokoll beizufügen.

In diese Anwesenheitsliste muss sich jeder Teilnehmer (unabhängig vom Stimmrecht) eigenhändig eintragen. Der Einlassdienst muss dann allerdings auf der Liste vermerken, wer von den Anwesenden Stimmrecht hat, weil das für die Mandatsprüfung erforderlich ist.

So schreiben Sie Ihr Protokoll

Die Verantwortung für die Richtigkeit des Protokolls trägt neben dem Protokollführer der Versammlungsleiter. Während der Versammlung muss er darauf achten, dass im Protokoll der wesentliche Gang der Versammlung festgehalten wird. Vor allem bei Abstimmungen und bei der Fassung von Beschlüssen soll sich der Versammlungsleiter vergewissern, dass das Stimmenverhältnis und möglichst der genaue Wortlaut der Beschlüsse im Protokoll festgehalten werden.

Der Protokollführer

Steht nicht von vornherein fest, z.B. durch eine entsprechende Satzungsregelung, wer das Protokoll schreibt, muss man einen "Freiwilligen" finden, der das kann und weiß:

• wie ein Protokoll geschrieben wird
• dass es verschiedene Protokollarten gibt
• wie formuliert werden sollte
• welche Technik hilfreich ist
• welche Rechte der Protokollführer hat (z.B. das Recht zum Nachfragen)
• wie umfangreich das Protokoll abgefasst werden muss.

Man sollte unbedingt darauf achten, dass der Protokollführer neutral ist und auf gar keinen Fall einem existierenden "Lager" innerhalb des Vereins angehört. Steht solch eine Person nicht zur Verfügung, dann kjann man versuchen, eine neutrale, außenstehende Person zu gewinnen. Das muss natürlich durch die Mitgliederversammlung bestätigt werden und darf nicht durch die Satzung grundsätzlich ausgeschlossen sein.

Mitunter lässt es sich nicht vermeiden, dass der Versammlungsleiter selbst das Protokoll führen muss. Davon ist allerdings, wenn möglich, abzuraten. Dadurch, dass er sich doppelt konzentrieren muss (Versammlungsleitung und Protokollführung), besteht die Gefahr, dass er nicht alles mitbekommt oder auch nicht schafft, alles zu notieren. Außerdem besteht die Gefahr, dass er auch nicht neutral und damit nicht objektiv ist, da ja auch ein Versammlungsleiter eine Meinung hat, die sich dann im Protokoll wiederfinden könnte.

Funktion und Beweiskraft des Protokolls

Das Protokoll bildet für den Verein, seine Organe und Mitglieder die Grundlage dafür, nachzuweisen, was in Versammlungen oder sonstigen Zusammenkünften beschlossen wurde. Für die Gültigkeit von Beschlüssen ist die Anfertigung von Protokollen oder deren Beurkundung keine Voraussetzung. Ein Protokoll ist dann lediglich eine Ordnungsvorschrift mit Beweisfunktion.

Soll es aber als Beweismittel z.B. vor Gericht dienen, ist es erforderlich, dass es durch die in der Satzung dafür bestimmten Personen (üblicherweise der Protokollführer und Versammlungsleiter) beurkundet wurde. Dadurch wird das Protokoll zu einer Privaturkunde und erlangt Beweiskraft dafür, dass die darin enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben wurden (§ 416 Zivilprozessordnung).

Einsicht bzw. Herausgabe des Protokolls

Die Satzung oder auch die Geschäftsordnung des Vereins kann vorsehen, dass den Mitgliedern des Vereins innerhalb einer bestimmten Frist nach der Mitgliederversammlung eine Kopie des Versammlungsprotokolls zu übersenden ist und zwar auch an die Mitglieder, die an der Versammlung nicht teilgenommen haben.

Fehlen solche Regelungen, so besteht ein aus der Mitgliedschaft, insbesondere aus der Treuepflicht des Vereins ableitbarer Anspruch auf Einsicht in das Protokoll der Mitgliederversammlung jedenfalls dann, wenn das Mitglied ein berechtigtes Interesse darlegen kann, weil es z.B. persönlich betroffen ist oder eine Erklärung zu Protokoll gegeben hat und dies kontrollieren will (siehe auch: Einsichtnahme in Unterlagen)

Die Beurkundung des Protokolls

Nachdem das Protokoll fertiggestellt wurde, wird es dadurch zur Urkunde, indem die lat. Satzung vorgeschriebenen Personen darauf unterschreiben. In der Regel ist das der Protokollführer und der Versammlungsleiter.

Die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls hat in erster Linie der Versammlungsleiter. Sieht die Satzung vor, dass das Protokoll auch von ihm mit zu unterzeichnen ist, so wird bei einem Wechsel der Versammlungsleitung während der Versammlung der erste Teil des Protokolls von dem ersten, der andere Teil von dem späteren Versammlungsleiter unterschrieben. Gleiches trifft bei einem Wechsel des Protokollführers selbst zu.

Gültigkeit und Widerspruch

Mit der Fertigstellung beginnt die Frist zur Anfechtung des Protokolls. Ein Einspruch durch die Mitgliedschaft ist allerdings nur möglich, wenn in der Satzung eine Bestimmung enthalten ist, wonach das Protokoll bei der nächstfolgenden Mitgliederversammlung oder auf andere Art (z.B. Aushang, Rundmail, Homepage usw.) genehmigt werden muss. Anderenfalls ist es nach der Protokollgenehmigung durch die Verantwortlichen wirksam und kann nicht mehr angefochten werden.

Eine gesetzliche Vorschrift dafür, dass das Protokoll durch die Mitgliederversammlung genehmigt werden muss, gibt es nicht. Ist es im Verein aber Praxis, dann bedeutet das, dass der nächsten Mitgliederversammlung Gelegenheit gegeben wird, von dem Protokoll über die frühere Versammlung Kenntnis zu nehmen und Erklärungen dazu abzugeben.

Erheben Mitglieder zu einem späteren Zeitpunkt Einspruch, müssen sie die formelle Fehlerhaftigkeit und somit Rechtsunwirksamkeit des Beschlusses (in der Regel sogar vor Gericht) beweisen.