Ordentliche Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist in der Regel das oberste Organ des Vereins. Sie regelt grundsätzlich alle Angelegenheiten des Vereins, die nach der Satzung nicht von einem anderen Vereinsorgan zu regeln sind. Bei ihrer Einberufung sind die nachfolgenden Grundsätze zu beachten:

Allgemeines

Das Gesetz spricht in § 32 Abs. 1 BGB von der "Versammlung der Mitglieder". Die Satzung kann aber auch andere Bezeichnungen vorsehen z.B.:

• Mitgliederversammlung
• Hauptversammlung
• Jahreshauptversammlung
• Generalversammlung
• Vollversammlung
• Verbandstag u.a.

In der Mitgliederversammlung bestimmen die Vereinsmitglieder durch ihre Stimmabgabe den Willen des Vereins (§ 32 BGB).

Die (Grund)Rechte der Mitgliederversammlung ergeben sich aus dem BGB. Sie können darüber hinaus durch die Satzung geregelt werden. Diese kann sie einschränken, kann sie aber nicht vollständig abschaffen.

Die Satzung kann die Zuständigkeit anderer Vereinsorgane (z. B. eines Beirats) grundsätzlich auch nicht in der Weise erweitern, dass das Vereinsleben praktisch nur noch von diesem bestimmt wird.

Die Satzung kann also z.B. nicht vorsehen, dass Bestellung und Kontrolle des Vorstands, Beitragsfestsetzung und auch Satzungsänderungen durch einen "Beirat" erfolgen sollen, der sich aus den Gründungsmitgliedern des Vereins und solchen Mitgliedern zusammensetzen soll, die von diesen als Beiratsmitglieder bestimmt werden.

Zuständigkeit der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist oberstes Organ des Vereins. Sie hat durch Beschlussfassung grundsätzlich alle Angelegenheiten des Vereins zu regeln, die nach der Satzung nicht von einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind.

Zu ihren Aufgaben gehört - vorbehaltlich einer anderen Regelung in der Satzung - die Bestellung und Kontrolle des Vorstandes und der anderen Vereinsorgane. In der Regel erteilt die Mitgliederversammlung dem Vorstand für seine Geschäftsführung auf der Grundlage des entsprechenden Berichts der Kassenprüfer Entlastung (siehe auch: Entlastung des Vorstandes). Zuständig ist die Mitgliederversammlung darüber hinaus:

• für Satzungsänderungen
• Änderungen des Vereinszwecks
  (Achtung: es müssen alle Vereinsmitglieder zustimmen)
• die Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins
• die Bestimmung des Anfallsberechtigten im Falle des § 45 Abs. 2 S. 2 BGB
• die Frage der Verschmelzung mit einem anderen Verein
  (Siehe: "Verschmelzung")

Eine ausdrückliche Vorschrift, in welcher Form die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, enthält das BGB nicht. In § 58 Nr. 4 BGB wird nur verlangt, dass eine bestimmte Form in der Satzung festgelegt wird.

Die Mitgliederversammlung muss auch entscheiden, wenn zwischen den Mitgliedern eines anderen Vereinsorgans Streit darüber besteht, ob sich die Willensbildung in diesem Vereinsorgan (z. B. im Vorstand) satzungsgemäß vollzieht. Dies ist eine Angelegenheit der inneren Ordnung im Verein.

Einberufungsgrund

Nach § 36 BGB ist die Mitgliederversammlung einzuberufen:

• in den durch die Satzung bestimmten Fällen
• sowie dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert (außerordentliche MV)

In diesen Fällen besteht nach § 36 BGB eine Pflicht zur Einberufung. Das kann auch durch die Satzung nicht aufgehoben werden.

Zeitpunkt

Den Zeitpunkt der Mitgliederversammlung bestimmt regelmäßig die Satzung, die hier allerdings weitgehend frei ist. Wird der Zeitpunkt der Mitgliederversammlung in der Satzung nicht geregelt, so ist die Einberufung grundsätzlich dem pflichtgemäßen Ermessen des Einberufungsorgans überlassen. Feste Regeln gibt es nicht. Es ist aber davon auszugehen, dass etwa jährlich eine Mitgliederversammlung abgehalten werden sollte.

Dies dürfte schon deshalb erforderlich sein, um die Mitglieder über die wirtschaftlichen Verhältnisse und die vom Vorstand seit der letzten Versammlung getroffenen Entscheidungen zu informieren.

Das Einberufungsorgan hat die Pflicht, den sich aus der Satzung oder nach pflichtgemäßem Ermessen ergebenden Zeitpunkt zu beachten (§ 36 BGB). Setzt es sich darüber hinweg, so kann es ggf. schadensersatzpflichtig werden. Die auf der zu früh oder zu spät einberufenen Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse sind aber in der Regel wirksam.

Bei der Wahl des Zeitpunktes muss für das Einberufungsorgan entscheidend sein, dass dieser so gewählt wird, dass allen Mitgliedern ohne besondere Anstrengungen die Teilnahme möglich ist. So dürfte es z. B. unzulässig sein, wenn bei einem Sportverein die Mitgliederversammlung während einer Verbandsveranstaltung (Wettkampf o. ä.), an der erfahrungsgemäß viele Mitglieder des Vereins teilnehmen, einberufen wird. Zu berücksichtigen ist auch, dass i. d. R. der Vormittag eines Werktages wegen der Berufstätigkeit vieler Mitglieder ein ungünstiger Termin sein kann. An Sonn- und Feiertagen ist nach der Rechtsprechung ein früherer Beginn als 11.00 Uhr unzulässig (BayObLG und OLG Schleswig NJW-RR 1987 S. 1362).

Zuständigkeit

Für die Einberufung der Mitgliederversammlung ist, soweit die Satzung (§ 58 Nr. 4 BGB) nichts anderes bestimmt, der Vorstand im Sinne des § 26 BGB zuständig.

In der Praxis von besonderer Bedeutung ist die Frage, ob zur wirksamen Einberufung der Mitgliederversammlung stets ein gültiger Vorstandsbeschluss erforderlich ist. Deren Beantwortung hängt davon ab, ob zur Wirksamkeit der Vertretungshandlungen des Vorstandes eine ordnungsgemäße interne Beschlussfassung im Vorstand erforderlich ist (vgl. BGH NJW 1977 S. 2310 und Rdn 262 f.). Hat der Verein einen mehrgliedrigen Vorstand und regelt die Satzung, wie der Verein rechtsgültig vertreten wird, so können die mit dieser Vertretungsmacht ausgestatteten Vorstandsmitglieder auch ohne internen Vorstandsbeschluss die Mitgliederversammlung einberufen. Ist z. B. nach der Satzung der 1. Vorsitzende und/oder der 2. Vorsitzende allein oder gemeinsam zur Vertretung des Vereins berechtigt, so kann jeder allein oder können beide gemeinsam die Mitgliederversammlung wirksam einberufen.

Das für die Einberufung zuständige Organ braucht die Mitglieder allerdings nicht persönlich einzuberufen. Es kann die erforderlichen Maßnahmen von einem Beauftragten (z.B. Geschäftsführer) ausführen lassen.

Form

Die Satzung kann grundsätzlich frei bestimmen, in welcher Form zur Mitgliederversammlung einzuladen ist.

Um aber jedem Mitglied die Möglichkeit zu geben, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen, muss die Form der Einladung so gewählt werden, dass jedes Mitglied von der Anberaumung der Mitgliederversammlung Kenntnis erlangt oder ohne besondere Bemühungen Kenntnis erlangen kann. Dem entspricht jede Form, durch die die Mitglieder unmittelbar benachrichtigt werden, z. B. Einladung mit einfachem Brief, mit eingeschriebenem Brief oder mit Rundschreiben. Auch eine Einladung per E-Mail ist zulässig. Mitglieder, die keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, werden weiterhin in anderer Form (z.B. per Brief) eingeladen. Beide Möglichkeiten sollten dann aber in der Satzung benannt sein (Siehe: Mustersatzung, § 9 Abs.3)

Zulässig sind aber auch solche Formen, mit denen den Mitgliedern nur die Möglichkeit geboten wird, sich selbst Kenntnis von der Mitgliederversammlung zu verschaffen, wozu allerdings eine eindeutige und genaue Regelung in der Satzung erforderlich ist, z.B. durch eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift, durch Veröffentlichung in einer in der Satzung genau bezeichneten, lokalen Zeitung oder Zeitschrift.  

Das gilt allerdings nicht, wenn die Satzung eine "schriftliche" Einberufung vorsieht.

Frist

Das BGB bestimmt nicht, welche Frist zwischen der Einladung zur Mitgliederversammlung und dem Termin der Mitgliederversammlung eingehalten werden muss.

Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss fristgemäß erfolgen. Welche Frist zwischen der Einladung und dem Termin der Mitgliederversammlung liegen soll, bestimmt das Gesetz nicht. Die Bestimmung dieser so genannten Ladungsfrist ist somit zunächst der Satzung vorbehalten, die die Frist nicht zu kurz bestimmen darf.

Ist die Ladungsfrist in der Satzung nicht bestimmt, muss die Frist so veranschlagt werden, dass es jedem Mitglied möglich ist, sich auf die Versammlung vorzubereiten und an ihr teilzunehmen. Es empfiehlt sich insgesamt, die Ladungsfrist eher länger als zu knapp zu bemessen.

Die Ladungsfrist beginnt - soweit die Satzung nichts anderes bestimmt - erst mit dem Zugang der Einladung bei den Mitgliedern, so dass mögliche Verzögerungen bei der Postzustellung berücksichtigt werden müssen. Bei Nichteinhaltung der Ladungsfrist liegt nämlich ein Einberufungsmangel vor, der in der Regel zur Unwirksamkeit von auf der Mitgliederversammlung gefasster Beschlüsse führt.

Versammlungsort

Das Gesetz trifft keine Regelung hinsichtlich des Ortes, an dem die Mitgliederversammlung zusammentritt. Es empfiehlt sich auch nicht, den Versammlungsort in die Satzung aufzunehmen. Es ist nur wichtig, dass der Ort für die Mitglieder in zumutbarer Weise erreichbar ist und er groß genug für die Anzahl der Mitglieder ist.

Aus den Erfahrungen der COVID19-Pandemie heraus wurde per Beschluss des Bundestages der § 32 des BGB im Februar 2023 dahingehend erweitert, dass Mitgliederversammlungen auch ohne entsprechende Satzungsregelung hybrid oder auch ganz virtuell stattfinden können. 

Teilnehmer

Zur Mitgliederversammlung sind die Mitglieder einzuladen, die teilnahmeberechtigt sind. Das ist jedes Vereinsmitglied, gleichgültig, ob es Stimmrecht besitzt oder nicht.

Daher sind auch passive, fördernde, Ehrenmitglieder und auch Minderjährige zur Mitgliederversammlung einzuladen. Die Satzung kann einzelnen Mitgliedern nicht das Stimmrecht und das Recht zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung aberkennen. Bei der Einladung muss sorgfältig darauf geachtet werden, dass sämtliche teilnahmeberechtigten Mitglieder zur Mitgliederversammlung eingeladen werden. Werden nämlich einzelne Mitglieder infolge einer vom Verein zu vertretenden Nachlässigkeit nicht eingeladen, kann das nach der Rechtsprechung (vgl. z.B. BGH NJW 1973 S. 235; OLG Karlsruhe NJW-RR 1998 S. 684) die Unwirksamkeit eines auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlusses zur Folge haben.

Gäste

Grundsätzlich ist das Einberufungsorgan berechtigt, auch Dritte zur Mitgliederversammlung einzuladen, wenn die Satzung dies nicht ausdrücklich verbietet. Das wird in der Praxis häufig für Vertreter von Behörden, politischen Parteien, befreundeten Vereinen oder auch für Vertreter übergeordneter Organisationen in Betracht kommen.

Mitglieder haben aber nicht das Recht, ohne Zustimmung des Versammlungsleiters bzw. der Mitgliederversammlung, Gäste mitzubringen (Siehe: "Zulassung von Gästen")

Tagesordnung

Die ordnungsgemäße Mitteilung der Tagesordnung der Mitgliederversammlung ist von erheblicher Bedeutung, da dies die Voraussetzung für die Gültigkeit der in der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse ist.

Nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB ist zur Gültigkeit eines Beschlusses der Mitgliederversammlung erforderlich, dass "der Gegenstand der Beschlussfassung" bei der Einberufung bezeichnet wird. Sinn und Zweck dieser Regelung ist es, die Mitglieder vorab über die beabsichtigte Beratung und Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung zu informieren, um ihnen so die Möglichkeit zu geben, sich vorzubereiten und zu entscheiden, ob eine Teilnahme an der Versammlung notwendig ist oder nicht.

Bei einer Satzungsänderung genügt es nicht, in die Tagesordnung lediglich die Ankündigung "Satzungsänderung" aufzunehmen. In der Regel wird zumindest mitgeteilt werden müssen, welche Bestimmung der Satzung geändert werden soll. Bewährt hat sich, den alten Satzungstext des entsprechenden Paragraphen dem neuen Text gegenüberzustellen und die zu veränderten Passagen kenntlich zu machen. Hinzugefügt werden kann dem noch eine Begründung, warum die Satzungsänderung angestrebt wird oder warum sie notwendig ist.

Soll ein Mitglied ausgeschlossen oder eine Vereinsstrafe verhängt werden, muss das ebenfalls auf der Tagesordnung angekündigt werden. Da solche Beschlüsse häufig gerichtlich angefochten werden, ist einerseits auf eine sehr sorgfältige Formulierung zu achten, andererseits ist aber jede unnötige Bloßstellung des betroffenen Mitglieds, etwa durch Namensnennung, zu vermeiden. Es reicht die Ankündigung "Beschlussfassung über den Ausschluss (Bestrafung) eines Mitglieds".

Soll ein Vorstandsmitglied abberufen werden, muss in der Einladung und der Tagesordnung nicht angegeben werden, aus welchen Gründen das erfolgen soll. Nur die Mitteilung "Neuwahl des Vorstandes" reicht allerdings nicht aus, um den Vorstand vorzeitig abzuberufen. Ebenso genügt bei erforderlichen Ergänzungswahlen zum Vorstand die Ankündigung "Ergänzungswahlen . . ." nicht für eine Abwahl der übrigen noch im Amt verbliebenen Vorstandsmitglieder. Es müssen demnach beide Informationen in der Einladung enthalten sein: "Abwahl des amtierenden Vorstandes und Neuwahl…"

Für eine Beitragsfestsetzung (meist ja eine Erhöhung) muss ebenso exakt dargestellt werden und die neuen Beitragshöhen müssen bereits in der Tagesordnung angekündigt werden.

Wird ein Tagesordnungspunkt "Anträge" oder "Verschiedenes" angekündigt, ermöglicht das nur Diskussionen der Mitglieder, aber keine verbindliche Beschlussfassung über Angelegenheiten von wesentlicher Bedeutung. Dazu müssten diese in der Tagesordnung benannt werden.

Ergänzung der Tagesordnung

Um die mit der Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung zusammenhängenden Fragen gibt es in der Praxis häufig Streit.

In der Regel können die Vereinsmitglieder auf die Festsetzung der Tagesordnung grundsätzlich Einfluss nehmen, und zwar indem sie fristgerecht Anträge zur Tagesordnung stellen. Gemeint sind mit diesem Begriff hier nicht die Anträge der Mitglieder in der Versammlung, die die Tagesordnung oder den Ablauf der Versammlung betreffen. Hier werden unter dem Begriff nur Anträge der Mitglieder verstanden, die vor oder auch nach der Einberufung der Mitgliederversammlung mit dem Zweck gestellt werden, bestimmte Angelegenheiten bei der Aufstellung der Tagesordnung zu berücksichtigen.

Wird ein Antrag zur Tagesordnung nach der Einberufung der Mitgliederversammlung gestellt, handelt es sich meist um einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung, die vom Vorstand oder Einberufungsorgan festgesetzt worden ist. Das einzuhaltende Verfahren wird in der Regel die Satzung regeln, etwa dahin, dass bestimmte Fristen einzuhalten sind, innerhalb deren die entsprechenden Anträge beim Vorstand eingehen müssen.

Enthält die Satzung eine solche Regelung, ist das grundsätzlich so zu verstehen, dass nach Fristablauf keine weiteren Angelegenheiten mehr auf die Tagesordnung der bevorstehenden Versammlung gelangen können. Aber auch dies kann die Satzung anders regeln, indem sie z. B. sogenannte Dringlichkeitsanträge zulässt oder ausschließt, z. B. für Satzungsänderungen.

Enthält die Satzung keine Regelungen für Anträge zur Tagesordnung, kann der Vorstand in der Einladung zwar eine Frist für Anträge setzen. Diese hat aber in der Regel nicht die Wirkung, dass nach Ablauf der Frist Anträge ausgeschlossen sind. Sie ist nur eine "Arbeitserleichterung" für den Vorstand bei der Vorbereitung der Mitgliederversammlung. Etwas anderes kann sich aus einer ständigen Übung im Verein ergeben.

Es empfiehlt sich daher, die mit Anträgen zur Tagesordnung zusammenhängenden Fragen, in der Satzung zu regeln. Um die Mitglieder vor Überraschungen, insbesondere vor "überraschenden" Satzungsänderungsanträgen zu schützen, empfiehlt es sich insbesondere, in der Satzung gerade Dringlichkeitsanträge auf Satzungsänderungen auszuschließen (vgl. dazu BGH NJW 1987 S. 1811, 1812) Das Verfahren der Behandlung von Dringlichkeitsanträgen muss die Satzung regeln. Eine Regelung nur in einer Geschäftsordnung genügt nicht (OLG Frankfurt ZIP 1985 S. 213, 223).

Fraglich ist, ob die ergänzend in die Tagesordnung aufgenommenen neuen Tagesordnungspunkte den Mitgliedern noch vor der Versammlung mitgeteilt werden müssen. Das hängt zunächst von einer in der Satzung für diesen Fall getroffenen Regelung ab. Sieht diese ausdrücklich eine Information der Mitglieder nicht vor, müssen die Mitglieder jedenfalls bei (gewichtigen, nicht bloß redaktionellen) Anträgen vor der Versammlung über den Inhalt der Anträge so rechtzeitig informiert werden, dass genügend Zeit für eine sachgerechte Vorbereitung bleibt (BGH a. a. O.; LG Aachen Beschl. v. 22. 11. 1991; 3 T 266/91). Dabei wird sich die Vorbereitungszeit an der Bedeutung des Antrags auszurichten haben. Für weniger bedeutende Angelegenheiten, die nachträglich auf die Tagesordnung gekommen sind, dürfte es für eine gültige Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung ausreichen, wenn der Tagungsleiter zu Beginn die ergänzte oder geänderte Tagesordnung bekannt gibt.

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