Tätigkeitsbericht
Der § 63 der Abgabenordnung fordert für die tatsächliche Geschäftsführung eines Vereins die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der satzungsmäßigen steuerbegünstigten Zwecke. Nicht nur die Satzung sondern auch die reale Tätigkeit eines Vereins müssen also den Vorschriften des Gemeinnützigkeitsrechts genügen.
Dass dies der Fall ist, muss durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben nachgewiesen werden. Die Buchführung eines gemeinnützigen Vereins dient also nicht nur der Rechenschaftsablegung gegenüber der Mitgliederversammlung und der steuerlichen Umsatz- und Gewinnermittlung, sondern muss zugleich dokumentieren, dass der Erwerb und die Verwendung der Mittel nicht gegen die Regelungen der Abgabenordnung für steuerbegünstigte Körperschaften verstoßen.
Im Übrigen sind Vereine schon nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch verpflichtet, Rechenschaft über ihre Geschäftsführung abzulegen. Diese Verpflichtung, die auch für steuerliche Zwecke gilt, erfüllen sie, wenn sie die Einnahmen und Ausgaben vollständig aufzeichnen und geordnet zusammenstellen und die anfallenden Belege aufbewahren. Dies bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Tätigkeitsbereiche (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe) getrennt geführt werden müssen. Daneben bezieht sich die Nachweispflicht insbesondere auch auf die Verwendung von Spenden. (Siehe: "Steuerliche Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben")
Ein vorläufig oder endgültig als gemeinnützig anerkannter Verein wird spätestens alle drei Jahre aufgefordert, eine Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, eine Übersicht über das Vereinsvermögen getrennt nach den letzten drei Wirtschaftsjahren vorzulegen und eben Auskunft über die tatsächliche Geschäftsführung durch entsprechende Rechenschafts- oder Tätigkeitsberichte zu geben. In den Tätigkeitsberichten sollte besonders die ideelle (gemeinnützige) Tätigkeit angesprochen und dargelegt werden, auf welche Weise die steuerbegünstigten Satzungszwecke verwirklicht und wie die Vereinsmittel dafür verwandt worden sind. Da es für Geschäfts- oder Tätigkeitsberichte keine Formvorschriften gibt, werden üblicherweise sogar Protokolle von Mitgliederversammlungen oder Vorstandssitzungen anerkannt, wenn sie über die durchgeführten Maßnahmen des Vereins ausreichend Aufschluss geben.