SEPA

Zum 1. Februar 2014 ist europaweit ein neues Zahlungssystem in Kraft getreten, das primär alle Überweisungen und Lastschriften betrifft – sowohl internationale als auch nationale. Jeder Bankkunde hat durch SEPA unter anderem eine eigene internationale Bankkontonummer (IBAN) erhalten, die die bisherige Kontokennung ersetzt. Dies dient der schnelleren Abwicklung grenzüberschreitenden Zahlungsverkehrs.

Was ist SEPA?
SEPA ist die Abkürzung für „Single Euro Payment Area“ und heißt so viel wie „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Dieses Verfahren dient dazu, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU einheitlich zu regeln. Sonderregelungen gibt es nicht. Auch dann nicht, wenn der Verein keinen Zahlungsverkehr mit dem Ausland tätigt, was bei den meisten Vereinen der Fall sein dürfte.

Was bedeutet IBAN?
IBAN ist die neue internationale Kontonummer, welche die alte Kontonummer ersetzt. Sie besteht aus insgesamt 22 Stellen. Darin enthalten sind die Länderkennung (DE für Deutschland), eine zweistellige Prüfnummer, die achtstellige Bankleitzahl sowie die zehnstellige Kontonummer, also größtenteils bekannte Komponenten. Die bisher übliche Bankleitzahl wird durch eine internationale Bankleitzahl (BIC) ersetzt. Seitdem 1. Februar 2014 sind Überweisungen und Lastschriften also nur noch mit IBAN und BIC möglich.

Gläubiger-ID
Um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigt der Zahlungsempfänger (Verein) eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Diese Gläubiger-ID wird bei der Bundesbank per Email beantragt
(www.glaeubiger-id.bundesbank.de).

Inkassovereinbarung mit Hausbank abschließen
Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss der Zahlungsempfänger (der Verein) von seinem Zahlungsdienstleister (die Bank) zum Lastschriftverfahren zugelassen werden. Dies geschieht durch Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung mit der Hausbank. Dazu muss der Vorstand nach § 26 BGB einen entsprechenden Vertrag mit der Bank abschließen.

Mandatsreferenz vergeben
Unter der Mandatsreferenz versteht man, dass jedem Vereinsmitglied ein eindeutig zu identifizierender individueller, vereinsinterner Code zugewiesen werden muss. Dieser ist beim künftigen Zahlungsverkehr des Vereins erforderlich und muss bei jeder Überweisung oder dem Bankeinzug verwendet werden.
Diese Mandatsreferenz könnte man mit dem Nummernschild eines Autos vergleichen. In Deutschland gibt es jedes Schild (das heißt jede Nummer) nur einmal. Ebenso muss es im Verein mit den Mitgliedern gehandhabt werden. Für jedes Mitglied muss durch den Verein eine eigene, im Verein einmalige Nummer oder Buchstaben-Nummernkombination vergeben werden. Wie Sie das machen, steht Ihnen frei. Die Mandatsreferenz darf nur nicht länger als 35 Stellen sein. Bei Vereinen bietet sich dafür die Vereinsnummer (so vorhanden) an, da das sicher die praktikabelste Lösung ist.

Neue Lastschriftmandate mit den Mitgliedern vereinbaren
Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers (Vereinsmitglied) zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger (Verein) als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister (Bank) zur Einlösung der Zahlung. Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate sind i.d.R. in den Bedingungen für den Lastschrifteinzug der Zahlungsdienstleister vorgegeben.

Eine Pflicht zur Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats kann sich nur aus der Satzung des Vereins ergeben. Im Rahmen der Einführung des SEPA-Verfahrens muss der Verein zunächst also die Satzung, und in der Folge die Beitragsordnung und die Aufnahmeformulare, prüfen und ggf. anpassen. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass mit in Kraft treten des § 270a BGB zum 13. Januar 2018 eindeutig geregelt wurde, dass nicht nur kein Mitglied zur Teilnahme am SEPA-Verfahren verpflichtet werden darf, sondern auch für andere Zahlungsweisen kein Sonderbeitrag erhoben werden darf.

SEPA-Lastschriftmandate sind nur mit einer physikalischen Unterschrift gültig. Wer Online-Mitgliedschaften anbietet und auf das Einholen der Unterschrift verzichtet hat, muss die Unterschrift nachträglich einholen. Ansonsten ist diese Einzugsermächtigung laut Richtlinien „nicht SEPA-fähig“.

SEPA-Mandatsverwaltung
An die Vereinsverwaltungs-Software des Vereins werden wegen der SEPA-Lastschriftmandate sowie der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs hohe Anforderungen gestellt. Diese ergeben sich vor allem daraus, dass jedes Mandat und jede damit erfolgte Zahlung und Rücklastschrift auf elektronischem Weg nachvollziehbar sein muss. Jedes Mandat muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer erhalten. Zusätzliche Daten sind zu erfassen und zu pflegen. Die Mandateverwaltung braucht viel Sorgfalt „vor dem Computer“ und ein leistungsfähiges System „im Computer“.

Das Formular für das SEPA-Lastschriftmandat
Beim SEPA-Mandat sind Text und Aufbau in weiten Teilen genau vorgegeben. Diese Richtlinien müssen eingehalten werden. Gültig wird das Mandat durch die physikalische Unterschrift; eine elektronische Signatur ist zurzeit noch nicht möglich. Näheres erfahren Sie bei Ihrer Hausbank.

Zeichensatz
Bitte beachten Sie: Die Zeichensätze ändern sich unter SEPA ebenfalls. Umlaute wie „ä“, „ü“, „ö“, „ß“ und „&“
sind nicht mehr zulässig und werden unter SEPA nicht übermittelt d.h. durch ein Leerzeichen ersetzt.

SEPA-Lastschriftmandat