Der Landessportbund hat in seiner Veranstaltungsreihe „KURZ+GUT“ das Thema Datenschutz aufgegriffen, um Verbänden und Vereinen Hilfestellungen in der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) zu geben. Aus den bisherigen Veranstaltungen haben wir die am häufigsten gestellten Fragen zusammengetragen und für Sie beantwortet:
Die DS-GVO sieht Informationspflichten für Verantwortliche bei der Datenerhebung gegenüber Betroffenen vor, von denen personenbezogene Daten erhoben werden. Worüber muss ein Verein z.B. seine Mitglieder informieren?
Wenn der Verein personenbezogene Daten bei seinen Mitgliedern erhebt, muss er bei der Erhebung der Daten gegenüber diesen betroffenen Personen nach Art 13DS-GVO folgende Informationen mitteilen:
- Name und Kontaktdaten des Vereins
- Kontaktdaten des/ des Datenschutzbeauftragten (sofern einer vorhanden ist)
- Verarbeitungszwecke und die Rechtsgrundlage, über etwaige berechtigte Interessen sowie über die Empfänger bei Übermittlung von Daten
- Dauer der Datenspeicherung
- die Rechte der Betroffenen, wie z. B. die Widerrufbarkeit von Einwilligungen und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Muss ich Daten ausgetretener Mitglieder wirklich komplett löschen?
Nein. Es bestehen gesetzliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung gewisser Datensätze, z. B. aus der Abgabenordnung für die Nachweisführung von Spenden. In diesen Fällen müssen die personenbezogenen Daten archiviert werden. Allerdings müssen z. B. Kontaktdaten aus einem Adressverteiler für Einladungen zur Mitgliederversammlung und/ oder Newslettern der entsprechenden Personen entfernt werden.
Wann ist die Bestellung eines/ einer Datenschutzbeauftragten erforderlich?
Die DSGVO verlangt die Bestellung einer/-s Datenschutzbeauftragten, wenn die Kerntätigkeit des Vereins die umfassende Verarbeitung besonders schützenswerter Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ist. Das trifft in den meisten Fällen in Sportvereinen nicht zu, sollte bei z. B. Gesundheits-/ Reha-Sportangeboten jedoch immer gesondert geprüft werden.
Neben der DSGVO ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Dies verlangt eine Bestellung eines/-r Datenschutzbeauftragten, wenn sich in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Nach Auskunft der Datenschutzbehörden ist dies der Fall, wenn die Tätigkeit nur auf die Verarbeitung personenbezogener Daten ausgerichtet ist, z. B. bei Mitarbeiter/-innen der Mitgliederverwaltung oder der Buchhaltung. Nicht darunter fallen Trainer / Übungsleiter/-innen, die zur Organisation der Sportangebote mit Mitgliederlisten des Vereins agieren. Die Benennung eines/-r Datenschutzbeauftragten ist daher für die meisten Vereine kein Thema, kann jedoch in Mehrspartenvereinen durchaus eine Relevanz besitzen und sollten in jedem Einzelfall geprüft werden.
Wen muss ich auf das Datengeheimnis verpflichten?
Diese Verpflichtungserklärung auf das Datengeheimnis sollte nach Auffassung der Datenschutzbehörden von allen Beschäftigten, auch von den ehrenamtlich Tätigen, eingeholt werden, da sie ebenfalls mit personenbezogenen Daten des Vereins agieren.
Kann ich Fotos von eigenen Sport- oder Vereinsveranstaltungen auf die Webseite stellen oder brauche ich die explizite Zustimmung aller abgebildeten Personen?
Wie bisher müssen die Personen zustimmen, von denen Fotos veröffentlicht werden sollen. Bei Veranstaltungen sollten darüber hinaus gut sichtbare Aushänge und/ oder Hinweise auf Bildaufnahmen vorgesehen werden. Die Interpretation der DS-GVO hinsichtlich der Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos ist gegenwärtig noch nicht eindeutig. Die weitere Entwicklung ist abzuwarten.
Sind WhatsApp-Gruppen, die nicht vom Verein eingerichtet wurden, rechtlich zulässig? Hat der Verein damit überhaupt etwas zu tun oder sind sie eine reine Privatsache der beteiligten Vereinsmitglieder?
WhatsApp sieht nach seinen Nutzungsbedingungen grundsätzlich nur eine private Nutzung vor. Wenn der Verein als verantwortlicher Nutzer auftritt, um seinen Sportbetrieb über dieses Medium zu kommunizieren, so begibt er sich zunächst in ein lizenzrechtliches Risiko. Zudem ist theoretisch immer eine Einwilligung der jeweiligen Teilnehmer/-innen erforderlich, denn diese teilen durch das Hinzufügen zum Chat, wiederum das Kontaktbuch ihres Mobiltelefons mit WhatsApp. Von der Nutzung und Speicherung von Bildern von WhatsApp und den datenschutzrechtlichen Problemen im Umgang mit diesen Rechten, berichteten wir in der Ausgabe März/April 2018 von „Sport in Berlin“.
Können Ergebnisse von Sportwettkämpfen veröffentlicht werden, die einzelnen Personen zuzuordnen sind? Ist es beispielsweise ausreichend, wenn auf dieses Vorhaben in der Ausschreibung hingewiesen wird?
Es ist empfehlenswert, bereits in der Ausschreibung von Wettkämpfen einen Passus aufzunehmen, dass der/ die Sportler/ -in sich mit der Meldung zum Wettkampf damit einverstanden erklärt, dass die Veröffentlichung der Ergebnisse (inkl. Altersklasse, Gewichtsklasse o. ä.) erfolgen wird. Aber auch hier gilt das Prinzip der Datensparsamkeit: Nur so viele Daten, wie wirklich für die Darstellung entsprechend des Wettkampfes erforderlich sind. Darüber hinaus kommt es darauf an, wo die Ergebnisse veröffentlicht werden. Veröffentlichungen von Spiel- und Wettkampfergebnissen in der Zeitung und den Vereinsmedien dürften unproblematisch sein. Bei Veröffentlichung im Internet, insbesondere hinsichtlich der Dauer der Veröffentlichung und des Umfangs der Daten, sollte der Verein jedoch besondere Aufmerksamkeit walten lassen.
Aufgrund der hohen Nachfrage der Veranstaltungen findet am 2. Juli 2018 die vorerst letzte Veranstaltung zum Thema Datenschutz statt. Anmeldungen erfolgen hier über die Sportschule.